Estimados colisteros:
El Archivo General de la Universidad Complutense (AGUCM) acaba de culminar
los trabajos que permiten acceder a toda su base de datos desde Internet.
El acceso puede efectuarse desde la página web del AGUCM. De esta forma, cualquier persona, desde cualquier parte del mundo, puede acceder ya a los casi 80.000 registros que describen los documentos que se conservan en el AGUCM, algunos de los cuales se remontan hasta el siglo XV, pero que incluyen también documentos fruto de la actividad universitaria más reciente.
Cada uno de estos registros describe un documento o un grupo de documentos ateniéndose a las normas internacionales de descripción archivística, e incluso se describen los órganos e instituciones universitarias que han producido la documentación. Así, en esta base de datos está buena parte de la historia institucional de nuestra universidad. Pero, sobre todo, esta acción permite dar a conocer el patrimonio documental de la UCM, uno de los más importantes del ámbito universitario europeo, tanto por su volumen como por la calidad de la información que atesora, sin necesidad de desplazarse hasta el archivo.
Una de las singularidades de este proyecto, que lo distingue de otros similares, es su filosofía de permitir el acceso a la información sobre todo el fondo documental de la UCM. El AGUCM, en el curso de su labor de recogida de la documentación producida por las unidades y órganos de nuestra universidad, recopila paralelamente la información necesaria para conocer el contenido de la documentación. Esta información, pues, procede de fuentes muy diversas, y se ha recogido en épocas y circunstancias muy variadas. Por eso, en ocasiones debe ser revisada y, en su caso, corregida o ampliada por el personal del AGUCM. Sin embargo, el Archivo General ha preferido ofrecer toda la información, y no sólo aquella que ha podido ser revisada por los técnicos. Se trata de primar la transparencia informativa y el ejercicio del derecho de acceso a los archivos por encima de la precisión. No parecía razonable escamotear al público la información sobre conjuntos documentales que ya están siendo utilizados para la investigación y para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, aunque se tratase de información que aún no ha podido ser cotejada por los archiveros.
El proyecto de informatización del Archivo General de la UCM es un proyecto conjunto del AGUCM y del Área de Informática de Gestión. Se inició en 2002, con el diseño de los requisitos previos necesarios. Tras ello, se realizó un estudio del mercado para adquirir la aplicación informática más adecuada a las necesidades del AGUCM. El siguiente paso fue la adaptación de la aplicación a los requerimientos técnicos, tanto informáticos como archivísticos. Desde principios de 2006, el AGUCM viene utilizando esta base de datos en sus procesos de gestión habituales, y ahora se culmina el proyecto con el diseño y puesta en marcha de una interfaz que permite ofrecer a cualquier persona interesada toda la información disponible sobre los documentos que custodia el Archivo General de la UCM.
No obstante, tanto la interfaz como la base de datos, además de la propia descripción de los documentos y de sus productores, están sometidas a un proceso continuo de revisión y mejora. En el futuro, se espera incorporar la posibilidad de visualizar documentos escaneados, la incorporación de documentos generados electrónicamente y la posibilidad de realizar peticiones de documentos desde la propia página web del AGUCM.
Carlos Flores Varela.
Director del Archivo General y Protección de Datos de la Universidad
Complutense de Madrid
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