Un Congreso de la IFLA tiene una estructura simétrica o similar a las capas de la cebolla. Lo que figura en la información general como días de congreso para cualquier asistente es el corazón: 5 días, normalmente de domingo a jueves. A este cuerpo central le preceden dos días: uno para la reunión del Governing Board (órgano de gobierno) y de las diferentes divisiones (son 8, aunque se está estudiando reducirlas a 4); otro, para las reuniones de las diferentes secciones y los caucus .

Los 5 días centrales están repletos de apretadas sesiones simultáneas. Las sesiones tienen una duración de unas dos horas, con una separación temporal de 15 minutos entre ellas (también a la hora de comer) y llega a haber hasta 6 sesiones al mismo tiempo. Se excluyen de esta pauta algunos actos, como la sesión de apertura, el debate FAIFE, la sesión de clausura y la reunión del Consejo (siempre inmediatamente después de la anterior).
Algunas de las sesiones tienen traducción simultánea, el resto son normalmente en inglés, aunque haya 7 lenguas oficiales.

A los 5 días centrales les siguen otros dos días. En el primero se reúnen las secciones y divisiones y el último está dedicado, toda la jornada, para la reunión del Governing Board.

Por tanto, el conjunto del Congreso se alarga durante 9 días. Este año en Durban, comenzó el día 17 y finalizó el 25; mientras que en la propaganda del propio congreso figuran como fechas límites el 19 y 23.
Es importante considerarlo así, ya que una de las últimas directrices ha sido la de considerar abiertas a todo el público cualquiera de las reuniones, del nivel que sean; salvo en los casos en los que se estén negociando asuntos de especial trascendencia (como acuerdos con editores o similares).

Además de las sesiones de trabajo hay diferentes recepciones o invitaciones por parte de las autoridades (en ocasiones también de las Embajadas de los países respectivos). En ellas se mezclan los componentes de diferentes secciones.

También hay una zona en la que se ubican los expositores comerciales. En un evento de este tipo están todos los importantes a nivel mundial: pensad en uno de nuestros distribuidores habituales y seguramente lo encontraréis allí (en ocasiones con la misma persona que nos visita o con quien tenemos el contacto).

Como parte del congreso también se organizan visitas guiadas a bibliotecas, centros de documentación... de la zona.

Caucus

Los caucus empezaron como reuniones informales de los congresistas que pertenecían a un mismo país o que hablaban una misma lengua. Finalmente estas reuniones se han institucionalizado y figuran en todos los congresos.
Ahora mismo existen 13 caucus:
- 7 de grupos de lenguas: alemán, español, chino, francés, holandés, italiano y portugués.
- 6 de países o zonas geográficas: Canadá, Estados Unidos, Reino Unido, países nórdicos, CIS (países de Europa del Este y Central) y el de África, Asia/Oceanía y Latinoamérica/Caribe.

En concreto en el caucus hispánico se levanta un acta de la sesión. La de Durban está accesible en la página de FESABID.

El Correo Bibliotecario del Ministerio de Cultura va a publicar un número monográfico con los bibliotecarios españoles que forman parte de las diferentes secciones, como ya hizo el año pasado. En el caucus de Durban se planteó la posibilidad de ampliar esta información a todo el caucus hispánico.

Sesiones formativas

Además de las sesiones temáticas, organizadas por una o varias secciones y/o grupos de trabajo, se añaden aquéllas que pretenden ser formativas, como las destinadas a los debutantes (newcomers) o la que se dirige a los nuevos cargos de las secciones (officers).
Tanto los primeros como los segundos llevan unos distintivos especiales en la cartela identificativa, donde figuran el nombre y la procedencia, que permite al resto de participantes reconocer tanto a aquéllos que pueden necesitar más ayuda como a los que la pueden proporcionar.

Estas sesiones tratan de mostrar la estructura y el funcionamiento de la institución, así como toda la maquinaria que se pone en movimiento en los días de congreso. También sirve para darse a conocer y compartir. Lógicamente los niveles de información que se proporcionan a unos y a otros es muy diferente.

Secciones

Las secciones están compuestas por un variable número de miembros. El límite son 20, aunque en ocasiones se permite que tengan alguno más.

Los miembros de una sección se comprometen a acudir todos los años que dura su pertenencia en la sección (5, contando el año del nombramiento). Para aquéllos que no pueden acudir existe una modalidad conocido como “miembro correspondiente”.

Las secciones cuentan con varios cargos: el presidente (chair) y el secretario (secretary) son fijos. Puede existir un oficial de información (information officer) que –como su nombre indica- se encarga de todo lo concerniente a la información. También puede existir un tesorero; pero normalmente esta función se la reserva el presidente o, en ocasiones, el secretario.

Cada dos años hay elecciones para los cargos de las secciones, divisiones y demás. El mecanismo es el siguiente: se presentan las candidaturas a lo largo del año, en la primera reunión del comité se eligen los nuevos cargos, que pasan a actuar como tales en la segunda reunión de la sección. El tiempo de permanencia en el cargo es de 2 años, con posibilidad de prorrogarlo otros dos más.

Divisiones

Las Secciones forman parte de una División. Hay reuniones de la División antes de la primera reunión de las secciones y después de la segunda. Esto es lógico porque en la primera reunión se perfila y comenta lo que se va a realizar y se dan las directrices que sean necesarias para desarrollar adecuadamente el congreso. En la última se analiza qué se ha hecho y se plantean las posibles líneas a seguir, que previamente se han discutido en las Secciones correspondientes. Para conseguir esto, tanto el presidente como el secretario de una sección participan en las reuniones de la División correspondiente. Dentro de la División también habrá un presidente y un secretario (normalmente, presidentes de las secciones).

Reunión del Consejo

Siempre tiene lugar tras la clausura del congreso. Consiste en la reunión de todas las asociaciones u organizaciones que tienen derecho a voto. En ella se deciden los aumentos de las cuotas, cómo se debe actuar ante determinadas circunstancias... Para llegar a algunos acuerdos es necesario que haya un determinado quorum. Dependiendo del tipo de organización se tienen más o menos votos. Como ejemplo, la Biblioteca de la Universidad Complutense tiene un voto; FESABID, 25.

Este año, además ha sido el momento en el que se ha hecho el "traspaso de poderes" entre presidentes: Alex Byrne ha dejado paso a Claudia Lux.

Año de elecciones

Como ya hemos comentado, este ha sido año de elecciones. Se han elegido los nuevos miembros de las secciones, los cargos de éstas y de las divisiones, los miembros electos del Governing Board y el presidente.

Normalmente en la IFLA se sigue un esquema peculiar, con un tiempo en el que coinciden los miembros que dejan un puesto y los que le suceden. En este sentido es paradigmático el caso del presidente. Siempre hay un presidente de la IFLA, cuyo mandato dura 2 años y está acompañado por un presidente electo, que le sucederá cuando transcurran esos 2 años. Se entiende mejor con lo que ha sucedido este año:
Al comenzar el congreso era presidente Alex Byrne (australiano) y le acompañaba Claudia Lux (alemana) como presidenta electa. En el Consejo, como hemos comentado, se produjo el relevo: Claudia Lux pasó a ser la presidenta de la IFLA y a su lado inició Ellen Thisen (sudafricana) su andadura como presidenta electa.
Como curiosidad, Claudia Lux fue elegida en la votación en la que se presentaba Cristóbal Pasadas y Ellen Thisen ha ganado a otro candidato hispánico, Alfredo Rodríguez Gallardo (mexicano), en las votaciones de este mismo año.

Entre los nombramientos de este año hay que destacar que Joaquín Selgas Gutiérrez, Director de la Biblioteca Regional de Castilla-La Mancha ha pasado a formar parte del Governing Board, el único hispanoparlante (como lengua materna).

Ha habido otros españoles que han sido elegidos como miembros de secciones. Un estado de la cuestión aparecerá en breve en un número especial del Correo del bibliotecario.

Con respecto a la BUC, un servidor, Andoni Calderón, fue elegido miembro del comité permanente de la Sección de ALFIN antes del verano y Secretario del mismo comité en su primera reunión en el congreso de Durban, el pasado día 18 de agosto, actuando como tal en la reunión del día 24.

Algunos datos relevantes del Congreso de Durban

Aproximadamente 1.500 congresistas acudieron a la cita, provenientes de más de 100 países.
Durante 9 días se sucedieron 216 sesiones, 92 de ellas en los 5 días centrales.

Se nombraron nuevos cargos en secciones y divisiones.
Se presentó el nuevo Governing Board, con un español en el mismo.
Cambió el presidente: Claudia Lux, con Ellen Thisen como presidenta electa.

Se anunció la sede de 2010: Brisbane, Australia.

Peter Lor, el Secretario General, único puesto con remuneración, abandonará su puesto en el siguiente congreso. Está abierta la presentación de candidaturas para su sucesión.

Sección de ALFIN

La Sección de ALFIN se reunió en dos ocasiones en sesión de trabajo y otra de manera informal, con una comida.

Con las incorporaciones de este año, cuenta con 22 miembros y 4 correspondientes (no tienen las mismas funciones ni la obligación de acudir al Congreso anual).
Su composición es muy rica tanto desde el punto de vista documental (profesores, bibliotecarios de diverso tipo, documentalistas...) como desde el lingüístico (12 idiomas, 5 de los oficiales) y geográfico (14 países, 8 europeos).

Cuenta con nuevos officer: Sylvie Chevillotte (presidente), Andoni Calderón (secretario) y Albert Boekhorst (information officer).

La presidenta redactará un nuevo plan estratégico que girará en torno a las siguientes líneas: diseminar la ALFIN en distintas áreas, lenguas, tipos de centros..., conseguir apoyos, alianzas y fondos y crear nuevos recursos y documentos.

Se han repartido diferentes tareas entre los miembros de la sección (traducción y creación de documentos, preparación de congresos y reuniones...) y se han discutido las actividades que se pueden realizar en los próximos congresos.
Se decidió que el tema del próximo congreso - se celebrará en Québec en agosto de 2008- sea la evaluación, con el siguiente título: "Return on investment: a look at learner outcomes in Information Literacy". Se colaborará con la Sección de Evaluación y Estadísticas, en la que trabaja Roswitha Pohl.

La Sección trabaja con la Unesco en varios proyectos y suele colaborar con otras secciones de la IFLA. De hecho tanto este año como el que viene comparte su sesión de presentación de ponencias con la de Bibliotecas Académicas y de Investigación (por eso sus sesiones duran 4 horas: se une el tiempo de ambas). También ha colaborado con el Grupo de Trabajo de e-learning.

Las reuniones de trabajo permiten la presencia de observadores. En esta ocasión, ha acudido -entre otros- Loriene Roy, actual presidenta de la American Association Library, que agrupa a un centenar largo de las mayores bibliotecas universitarias de Estados Unidos y Canadá.

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