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Factura electrónica

Esta página es el punto central de información sobre la factura electrónica en la UCM. Tanto si es un tercero relacionado con la Universidad Complutense de Madrid como si es personal del área económica, aquí encontrará información sobre cómo facturar electrónicamente a la UCM, cómo solicitar facturas electrónicas a la UCM y cómo gestionar las facturas emitidas o recibidas para su correcta tramitación.

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La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de las facturas en el Sector Público establece:

  • El impulso del uso de la factura electrónica en el sector público, de modo obligatorio, con carácter general. Las AAPP podrán excluir de esta obligación a las facturas cuyo importe sea inferior o igual a 5.000,00 €.
  • La creación de un registro contable de facturas gestionado por el órgano o unidad que tenga atribuida la función contable.
  • Para determinados proveedores, la obligación de presentación en un registro administrativo de las facturas expedidas por los servicios que presten o bienes que entreguen a una Administración Pública.
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Una factura electrónica es un documento electrónico que:

  • Contiene el mismo tipo de información que hay en una factura tradicional y se envía a través de medios electrónicos.
  • Tiene validez legal cuando lleva una firma electrónica avanzada que garantiza la autenticidad, la integridad y el no rechazo.
  • Es susceptible de ser tramitada por medios electrónicos y relaciona a clientes y proveedores.

Por otro lado, la ley obliga a conservar la factura electrónica junto con la firma electrónica y el certificado digital durante el período de prescripción.

Hemos preparado una presentación sobre la factura electrónica y su puesta en marcha en la UCM. Para acceder a ella, por favor, identifíquese primero con su cuenta UCM. También puede encontrar un vídeo de eAdministracionEs sobre la factura electrónica en Youtube.

También está disponible el manual de proceso de facturas electrónicas de gastos.

Pulse para plegar/desplegar la sección ¿Dónde y en qué casos debo presentar una factura electrónica destinada a la UCM?

Las facturas electrónicas destinadas a la UCM se presentarán, desde el 10 de julio de 2017, a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, denominado FACe.

Deberán presentarse las facturas en formato electrónico Facturae cuando su importe, considerando todos los impuestos repercutidos y antes de aplicar retenciones a cuenta, como las derivadas del IRPF, supere 5.000 Euros y el emisor disponga de un NIF español. Los servicios administrativos de la UCM rechazarán las facturas en papel de este tipo.

Podrán presentarse, a elección del proveedor, las facturas en formato electrónico Facturae cuyo importe sea igual o inferior a 5.000 Euros y el emisor disponga de un NIF español. También podrán presentarse en formato electrónico Facturae las facturas de cualquier importe y moneda de curso legal emitidas por emisores que no dispongan de un NIF español.

El proveedor podrá consultar toda la información sobre el procedimiento general en el sitio web de FACe.

Pulse para plegar/desplegar la sección Códigos DIR3 de la UCM y uso del órgano proponente

En las facturas emitidas a nombre de la Universidad Complutense de Madrid (CIF Q2818014I) se indicarán obligatoriamente los códigos DIR3, facilitados desde la UCM de una de estas formas:

  • Indicado en el contrato de adjudicación.
  • Suministrado por el peticionario del bien o servicio.
  • Facilitado desde la Sección de Asuntos Económicos que gestionará la factura.

detalle de activación de filtros temporalesAdemás de en el punto de consulta habitual de FACe, los códigos DIR3 se pueden consultar en este enlace, que contiene una pestaña con información detallada sobre la estructura de códigos DIR3 y los casos en los que debe cumplimentarse el órgano proponente. Puede usar las vistas de filtro temporales (observe la imagen) para filtrar rápidamente sin tener que descargar una copia del archivo. Si encuentra discrepancias entre ambas fuentes, la operativa es la que se muestra en FACe. Sin embargo, si Vd. pertenece a la UCM y cree que la correcta es la que figura en la hoja de cálculo compartida, puede contactar con el Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica.

No olvide consultar también el siguiente apartado sobre el envío correcto de otros datos solicitados por la Administración en la factura electrónica.

Pulse para plegar/desplegar la sección Envío de otros datos solicitados por la Administración

Cuando los servicios administrativos así se lo indiquen y, en todo caso, en aquellas adquisiciones tramitadas mediante expedientes de contratación, deberá indicarse el número de expediente facilitado por la UCM en el campo FileReference de la primera posición de detalle de la factura. Si está utilizando la aplicación de escritorio Facturae, puede usar la siguiente captura de pantalla como referencia de la ubicación del campo.

Las facturas para su tramitación en expedientes logísticos del Servicio de Mantenimiento tendrán que indicar también el número de pedido correspondiente a la factura en el campo ReceiverTransactionReference de la primera posición de detalle de la factura. Si utiliza la aplicación de escritorio Facturae, encontrará el campo en la pestaña Refs. Receptor que puede verse en la imagen anterior.

Para más información sobre el uso normalizado de las etiquetas mencionadas en los párrafos anteriores para la información requerida, puede consultar la nota informativa sobre determinados datos de referencia en la factura electrónica de 18/09/2015. Tenga en cuenta que, en la versión 3.2.2 del formato Facturae, estas etiquetas también existen a nivel de cabecera de factura, además de en las posiciones de detalle, y puede usar indistintamente la de una u otra (cabecera o primera posición de detalle).

Pulse para plegar/desplegar la sección ¿Cómo solicitar una factura electrónica a la UCM?

Si pertenece a una Administración Pública de España y solicita una factura electrónica a la UCM, por favor, recuerde facilitar la siguiente información para la correcta emisión de la factura:

  • Los códigos DIR3 que deben figurar en la factura.
  • Si es necesario, el código del órgano proponente.
  • El detalle de los conceptos, si requiere un texto o configuración específica.
  • Cualquier otra información distinta de la requerida por la legislación tributaria aplicable.

Si es personal del área económica de la UCM y se le solicita una factura electrónica, no olvide recabar la información indicada en la lista anterior. Registre la factura en Génesis normalmente, recordando indicar la fecha de operación correcta (en el caso de alquileres de espacios, la fecha de operación es la fecha efectiva en que tuvo lugar el alquiler). A continuación, remita los datos al Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica para la generación de la factura electrónica y su presentación en el punto general de entrada de facturas electrónicas correspondiente, salvo si su sección tiene asignada el registro y envío directo de las facturas electrónicas.

Recuerde que debe adjuntar en el contraído presupuestario, enviado en plazo a la Intervención, el justificante de presentación de la factura electrónica en el punto general de entrada correspondiente.