Siguiendo las directrices del informe recientemente publicado por OCLC, Making Archival an Special Collections More Accesible, la Biblioteca Histórica ha incorporado como nuevo servicio para los usuarios la posibilidad de poder utilizar sus propias cámaras de fotografía digital. Como se explica en la introducción del Informe, coordinado por James Michalko, de lo que se trata en el tratamiento de las colecciones especiales es de llegar a una gestión equilibrada en la ecuación coste invertido/beneficio logrado, que sólo se logrará reduciendo la inversión necesaria en su puesta al público e incrementando la utilidad de estos materiales para la enseñanza y la investigación, tanto a nivel local como global. La clave será el desarrollo de políticas que faciliten, no que inhiban, el acceso y la disponibilidad de estos materiales raros y únicos. [Seguir leyendo]

En el capítulo "Capture and Release": Digital Cameras in the Reading Room, elaborado por Lisa Miller, Steven K. Galbraith y el RLG Partnership Working Group on Streamlining Photography and Scanning, se analizan las circunstancias que han llevado a la mayoría de las instituciones dedicadas a Colecciones Especiales a permitir el uso de cámaras digitales como servicio propio en las salas de lectura y se dan unas directrices mínimas para su puesta en marcha. Basándose en estas recomendaciones, la Biblioteca Histórica ha elaborado una Guía de Uso en la que, después de señalar unos requisitos previos para la autorización de fotografías con cámara digital, se indican normas para la obtención de fotografías, normas para la manipulación de los materiales, número de paginas permitidas y como citar las fotografías. Dicha Guía de Uso  se ha incorporado a las directrices públicas del Servicio de Reproducción de la Biblioteca Histórica:

Requisitos previos

Se requiere autorización del personal bibliotecario antes de tomar fotografías.

El personal de la biblioteca revisará los ejemplares antes de que se fotografíen.

Los usuarios deberán rellenar y firmar el formulario de reproducciones de la Biblioteca Histórica, en el que manifiesta que el uso de las imágenes es sólo con fines de estudio e investigación de acuerdo con las leyes de Derechos de Autor vigentes.

Quedan excluidos de la reproducción fotográfica: los Ejemplares frágiles o deteriorados y  Documentos con restricciones de reproducción.

La institución se reserva el derecho de denegar el permiso para cualquier material según su propio criterio.

Normas para la obtención de fotografías

Las fotografías se tomarán en la propia Sala de lectura (preferiblemente).

Si el tipo de material o el número de documentos lo indicara, se realizará en una sala aparte.

En ese caso, algún miembro del personal deberá estar presente durante la toma fotográfica.

No se permite el uso del flash.

No se utilizarán luces especiales (u otro tipo de equipo no permitido).

El usuario deberá situarse detrás de la mesa, mirando hacia delante en todo momento.

Se deberá mantener la cámara en silencio y no molestar a otros usuarios.

No se tomarán fotografías del personal, de la sala de lectura o de otros investigadores.

Normas de manipulación de los materiales

Las necesidades de preservación irán siempre por delante de las necesidades de la fotografía.

Los libros se mantendrán abiertos sobre la mesa, en su atril correspondiente.

No se extraerán los documentos de sus hojas de protección.

Los documentos no se manipularán para conseguir mejorar la imagen: no se doblan, presionan o reorganizan para mejorar la calidad de la fotografía.

Los documentos sueltos deberán permanecer en sus carpetas y en el orden original.

Se fotografiará una carpeta cada vez.

Se permite el uso contrapesos y serpientes.

Las páginas plegadas se fotografiarán con sumo cuidado. Antes de realizar la fotografía se debe avisar al personal de la biblioteca.

Número de páginas permitidas

En el caso de archivos personales no digitalizados sin restricciones de reproducción : no hay límite de número de imágenes.

Un máximo de 15 páginas de cualquier manuscrito o libro anterior a 1830.

En caso de no poder fotografiar los documentos, el personal de la institución puede digitalizarlos según normas y tarifas establecidas.

Cita de las fotografías

En caso de publicación, el investigador incluirá en cada fotografía una línea con el nombre de la institución y la signatura del documento.