Son muchos los trabajos internos que se llevan a cabo en las bibliotecas para poder tener perfectamente organizada e instalada la colección, que no son visibles a los usuarios pero que llevan muchas horas de trabajo. Uno de ellos, básico, es la realización de recuentos periódicos de las distintas colecciones de una Biblioteca pues sólo con esta tarea se puede garantizar la correlación entre la información ofrecida en el catálogo y la existencia de esos libros en los estantes. Y si en todas las bibliotecas es importante la tarea del recuento, más lo es en una Biblioteca Histórica debido a la relevancia de los ejemplares [Seguir leyendo].

La Biblioteca Histórica de la UCM comenzó las tareas de recuento de sus colecciones tras la instalación definitiva y catalogación retrospectiva de la mayor parte de los libros trasladados de las distintas Facultades. Se comenzó en el año 2011 con las colecciones de Fondo General (BH FOA), Incunables (BH INC) y Francisco Guerra (BH FG), se siguió en el año 2012 con la colección de Derecho (BH DER), en el 2013 la colección de Medicina (BH MED), y en los años 2014 y 2015, la colección de Filología (BH FLL). El pasado verano se ha finalizado el recuento de dicha colección.

La colección de fondo antiguo de Filología (identificada con la signatura BH FLL) ingresó en la Biblioteca Histórica en el año 2.000, procedente de la biblioteca de la Facultad de Filología. En junio del 2013 se añadieron a la colección los ejemplares de la Facultad de Filología editados en el siglo XIX.

Los trabajos de inventariado del fondo antiguo de Filología se han realizado entre marzo del 2014 y julio del 2015, siendo revisados un total de ejemplares superior a los 45.000. El inventario ha constado de diversas tareas, en las que se ha visto implicado todo el personal de la Biblioteca Histórica:

1. Reinstalación de la colección y lectura de códigos de barras. Incluye la preparación adecuada de todas las baldas de los muebles compactos con planchas de plastazote (para evitar la vibración y el movimiento de los libros), sujetalibros adaptados al tamaño de los libros, así como el cálculo por balda del espacio libre necesario para la conservación de los libros en cajas o protecciones adecuadas cuando sea necesario. Ello ha supuesto mover todos los libros y, en paralelo, ahorrar espacio. Todo el proceso ha seguido los procedimientos y uso de materiales que, previamente, habían sido definidos por el Departamento de Conservación y Restauración (véase en Folio Complutense de junio 21012 "Inicio de la conservación sistemática en los libros del Fondo de Derecho", http://biblioteca.ucm.es/blogs/Foliocomplutense/6050.php).      En estas tareas ha participado todo el personal de la biblioteca, con un calendario diario para el trabajo en parejas. En paralelo, se ha realizado la señalización de todos los muebles compactos y de cada una de sus baldas.

2. Identificación de los ejemplares recibidos en 2013 de la Facultad de Filología que habían formado parte de la colección originaria de dicha facultad y cuya signatura topográfica había permanecido vacía a la espera de que ingresaran en la Biblioteca Histórica.

3. Control de calidad de la catalogación y especial investigación de los antiguos poseedores. Dado que la catalogación de esta colección se llevó a cabo a través de proyectos de conversión retrospectiva masiva y rápida, se ha aprovechado el movimiento de libros para proceder a un control de calidad de la catalogación, con especial incidencia en la lectura, identificación y normalización de los antiguos poseedores que no habían sido tratados en el proceso de la catalogación. La Biblioteca Histórica da una gran importancia a la recuperación de marcas de cualquier tipo de antiguos poseedores (sellos, ex libris, anotaciones manuscritas, etc.), cuya información se incluye tanto en registro de ejemplar como en el bibliográfico para su posterior recuperación. Toda esta información se está incorporando al Portal de antiguos poseedores disponible en la página web de la Biblioteca.

4. Descripción de las encuadernaciones. Y elaboración de listados de aquellos ejemplares que necesitan una encuadernación o protección especial (por sus condiciones de deterioro o valor). El Taller de Conservación y Restauración está llevando a cabo el trabajo de protección de dichos ejemplares.

5. Resolución de todas las incidencias aparecidas al cruzar los datos del inventario con el catálogo de la biblioteca, desde creación de nuevos portaetiquetas hasta la modificación de los registros bibliográficos y de ejemplar para introducir todos los cambios detectados.

El final del proceso ha terminado sin detectarse la falta de ningún ejemplar, estando los más de 45.000 volúmenes de la colección FLL reinstalados de manera mucho más adecuada y con una catalogación que permitirá más y mejores procesos de búsqueda.