Hace unos meses (julio 2009) se ha hecho pública la declaración firmada conjuntamente por la ACRL (American College Research Library) y la SAA (The Society of American Archivist) sobre la Accesibilidad a materiales de investigación en Archivos y Bibliotecas de colecciones especiales (ACRL/SAA Joint Statement on Access to Research Materials in Archives and Special collections Libraries ). [Seguir leyendo]

Este documento parte de un hecho ya muy asentado como es la cada vez mayor disolución de fronteras en la localización de todo tipo de materiales en todo tipo de instituciones. Si antes había una división clara entre Archivos, depositarios de patrimonio documental y Bibliotecas, depositarias del patrimonio bibliográfico, son en la actualidad muy numerosas las Bibliotecas que entre sus colecciones incluyen una gran variedad de documentos, papeles manuscritos, archivos literarios, archivos personales, fotografías, etc. De hecho, a ambos tipos de instituciones, se las define en el documento como "Repositories", cuya traducción al español sería el termino Repositorio, aceptado por el DRAE como "lugar donde se guarda algo" (Del lat. repositorĭum, armario, alacena).

Dada la escasez de directrices y declaraciones de este tipo en el ámbito español, nos parece interesante dar a conocer las que se van publicando en el ámbito profesional americano, siempre teniendo en cuenta que no se va a ofrecer una traducción sino un resumen de lo más relevante. Para conocer el documento completo remitimos al original en ingles.

Las definiciones básicas que incluye el documento son:

• Repositorio: archivo, biblioteca de colecciones especiales, centro de investigación, museo, sociedad histórica o cualquier otra institución responsable de guardar y proporcionar acceso a materiales de investigación.
• Materiales de investigación: colecciones archivísticas o de manuscritos, manuscritos individuales, fondos o grupos de registros en cualquier formato, materiales impresos, fotografías, obras de arte y artefactos históricos.
• Acceso: permiso para localizar y consultar materiales de acuerdo a las restricciones establecidas legalmente de privacidad, confidencialidad, seguridad.

El documento contiene siete puntos clave:

1. Responsabilidad. Es responsabilidad de los repositorios poner a disposición de los investigadores todos sus materiales de investigación, en términos de igualdad, siguiendo una política de acceso claramente definida y difundida y acorde con los códigos éticos de ambas organizaciones. En este sentido, hay que recordar los principios de la ACRL Code of Ethics for Special collections Librarians, traducido, publicado y asumido por Rebiun en 2003, con el título de Normas de conducta ética para bibliotecarios de fondos especiales (Madrid, Mº de Educación, Cultura y Deporte, 2003). No se podrá denegar el acceso, privilegiar el uso exclusivo u ocultar la existencia de materiales (salvo las excepciones legales).

2. Accesibilidad intelectual. Se debe informar a los investigadores de las colecciones que se custodian con todas las herramientas de las que se disponga: catálogos locales, regionales o nacionales; inventarios, guías, páginas web o cualquier otro medio. Aunque el material no esté accesible por falta de proceso u otras restricciones se debe, al menos, informar de su existencia.

3. Restricciones. Los repositorios deben cumplir las obligaciones institucionales y legales que exigen confidencialidad así como salvaguardar la seguridad física de sus colecciones. Incluso, en algunos casos, hay donantes que imponen unas restricciones sobre sus documentos por periodos de tiempo razonables. A pesar de ello, los repositorios deben informar a los investigadores de estas restricciones, disuadir a los donantes de solicitar restricciones no razonables y revisar periódicamente todas las restricciones.

4. Políticas. Cada repositorio deberá establecer y publicar sus políticas de acceso y uso que incluirán puntos como: petición de identificación individual, instrucción en la manipulación adecuada de los materiales, rechazo de los investigadores que violen las políticas y regulaciones, sustitución del original por reproducciones cuando sea necesario, limitar el acceso a materiales no procesados (en condiciones de igualdad a todos los usuarios), prestar materiales a otros repositorios dando la debida publicidad, etc.

5. Tasas y servicios. Los repositorios deberían esforzarse por proporcionar acceso a sus fondos sin coste directo para los investigadores y cuando no sea posible se deben hacer públicas las razones por las que es necesario cobrar tasas. Los servicios de reproducción deberían tener precios razonables, siempre de acuerdo con las leyes vigentes (copyright, etc.) y pueden incluir desde copias en papel a electrónicas, fotográficas o microfilms, aunque no están obligados a ofrecer reproducciones (a no ser que entre dentro de la política institucional de acceso). Cualquier límite que se imponga a la reproducción debe estar específicamente establecida y ser aplicada en condiciones de igualdad a todos los usuarios.

6. Citas. Cada repositorio debe dar a conocer la forma aceptada para ser citado correctamente de forma concisa identificando, además, los materiales y la localización de los originales.

7. Copyright. Es obligación del investigador satisfacer las cuestiones derivadas de las leyes del copyright tanto por el uso como por la copia de materiales. Para ello, los repositorios informarán al investigador sobre los materiales que incluyen derechos de copyright.