Técnicas de uso de las bases de datos

Porque cada día se produce más información y para poder acceder a ella debemos servirnos de las herramientas adecuadas.

Las bases de datos son fuentes muy valiosas para almacenar y recuperar la información; y nos proporcionan, bien la referencia (esto es, nos indican que existe lo que buscamos y nos dan los datos mínimos para acceder a la información completa), bien la información en estado bruto.

Están pensadas para poder interrogarlas de diferentes maneras y recuperar la información de forma rápida y ordenada.

Cada vez son más numerosas, recogen casi todas las disciplinas científicas o no, y  perfeccionan sus posibilidades.

Son herramientas imprescindibles para la investigación, el trabajo académico (aunque se limite a un simple trabajo “escolar”) o el mundo profesional.

            Son pues el conjunto de información que es almacenada siguiendo la misma estructura para cada una de las unidades de información. Permiten la búsqueda y la recuperación ordenada. Normalmente aparecen en formato electrónico.

Otra definición clásica sería, conjunto de registros almacenados en soporte magnético que necesitan para su lectura del ordenador.

Consideradas en la actualidad como fuentes de información, cabe precisar, que propiamente no lo son, si no los medios de almacenar dicha información.

Las Bases de datos se estructuran en registros, que a su vez se forman de campos, y que conforman los distintos ficheros cuya relación permite el funcionamiento de la Base de datos. Los campos que componen la carga de datos o información son los mismos que sirven para la recuperación de la misma.

Mencionaremos el concepto de Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD, en inglés DBMS).

En realidad, casi todas las bases de datos actuales, son SGBD. El término hace referencia a que una base de datos no es simplemente un conjunto de ficheros, sino que incorpora una serie de herramientas que permiten manipular la información introducida. Es esta característica la que permite, entre otras cosas, hacer las búsquedas

Un elemento fundamental en las bases de datos son los índices (índice inverso). No son sino listas ordenadas de términos (en cualquier formato) con una indicación del número de registro/s en los que aparecen.

Los índices facilitan enormemente la búsqueda; porque cuando la realizamos, el sistema interroga los índices y nos muestra los datos que corresponden a los registros adecuados. Se evita así tener que buscar en todos los datos de que disponemos.

            Existen diferentes tipos de bases de datos (depende del criterio que escojamos para clasificarlas):

Según su contenido:

—     Bases de datos referenciales: nos remiten a otra fuente en la que podemos encontrar la información completa.

Por tanto, sólo nos proporcionan una descripción de la información.

Fundamentalmente, encontraremos en este apartado bases de datos bibliográficas (nos dan referencias sobre libros, revistas, tesis, documentos de trabajo,...) y directorios (proporcionan información sobre personas y/o instituciones).

—     Bases de datos fuente: contienen los datos completos de la fuente original de información.

Pueden ser numéricas (contienen datos estadísticos), textuales (contienen textos) y textual-numéricas (presentan tanto textos como datos numéricos).

Según su formato:

—     Bases de datos en CD-ROM: se presentan en forma de disco legible mediante tecnología láser.

Su ventaja es que, una vez adquiridas, podemos utilizarlas en cualquier momento y tantas veces como queramos.

Su inconveniente es la actualidad de sus contenidos: lógicamente sólo recogerán la información que existía en el momento que fueron grabadas.

—     Bases de datos en línea: se accede a ella mediante conexión teleinformática. Suele requerir un pago bien por cada consulta bien por el uso durante un cierto tiempo. Para su acceso dependemos del estado de las líneas de telecomunica-ciones y de la potencia de los respectivos equipos informáticos.

                              Tienen la ventaja de que siempre podemos acceder a la información más actual.

—     Bases de datos en disquete: basta con introducirla en la disquetera y tener el programa oportuno para leerla.

Su limitación, muy clara, es que la capacidad de la base de datos es muy limitada. El disquete sirve más bien como medio para almacenar la información que nos interesa.

—     Bases de datos en Internet: recurso de información bibliográfica de alto valor y significado, pero que no siempre tienen el carácter gratuito que muchos creen. Su ventaja radica en la máxima difusión que pueden adquirir a través de la red, en conseguir un fácil acceso a la dirección URL a través de la WEB de centros académicos y de investigación (en España RED IRIS) y en la fórmula de consulta o búsqueda más agradable para el ususario.

Existen otros criterios para diferenciar bases de datos. Citaremos sólo otros dos tipos de bases de datos: las relacionales (son las que utilizan tablas básicas que contienen los datos fundamentales y otras tablas que simplemente contienen los códigos de las tablas básicas: mediante esos códigos, son capaces de relacionar todos los datos que aparecen en las primeras) y las documentales (incorporan campos lo suficientemente grandes como para permitir incluir texto completo, en el que se puede buscar; en realidad, son una forma de las bases de datos fuente).

Una base de datos ideal sería aquélla que fuera capaz de utilizar las características de las bases de datos documentales, funcionando como una base de datos relacional.

            En la mayor parte de los casos, las bases de datos sólo son consultables en la biblioteca en la que se encuentran mediante lector de CD-ROM o accesibles telemáticamente sólo desde una/s biblioteca/s concreta/s; pero muchas bibliotecas presentan al público cuadros sinópticos, más o menos completos, que describen el contenido, la cobertura temática y temporal, la actualización,... de las bases de datos. En algunos casos, incluyen también guías de uso de algunas de ellas.

— http://www.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/bd/info/infosabd.html : Guías, en red, de bases de datos (Universidad Carlos III)

_ http://alfama.sim.ucm.es/bdatos/bdatos.asp Listado de bases de datos de la Universidad Complutense

— http://www.bib.ub.es/bub/ebub.htm Web de la biblioteca de la Universidad de Barcelona (seleccionamos “Bases de datos de la BUB” y en la siguiente pantalla “Tots els registres”): 178 bases de datos con fichas sobre cobertura,... Tienen enlace con breve ayuda particularizada (no en todos los casos)