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Sábado, 28 de noviembre de 2020

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Como elegir un buen administrador de fincas

Cuando tienes una propiedad grande o eres parte de una asociación de vecinos en una comunidad, sabes que el trabajo de administrador de fincas no se le deja a cualquiera. De hecho, es una decisión importante que se debe tomar de manera conjunta.

En este sentido, hay muchos criterios que se deben considerar y, aun así, la selección puede ser realmente complicada.

Así que, si estás buscando administradores de fincas en Valencia o de cualquier otra parte de España presta atención porque ahora te hablaremos un poco sobre qué es un administrador de fincas, qué hace y cómo puedes saber si estás eligiendo al correcto.

¿Qué es un administrador de fincas?

Cuando hay una gran comunidad de propietarios en una residencia, urbanización o conjunto de propiedades, todas ellas tienen recursos en común. Por lo general, se trata de los espacios abiertos y posibles bienes de la comunidad que deben ser manejados en conjunto para obtener resultados que beneficien a todos. Gestionar todo esto es misión del administrador de fincas.

En este sentido, se define como gestor o administrador a la persona que se encargará de manejar las finanzas y las normas que son totalmente necesarias para sostener una determinada comunidad. Dicho gestor se nombra a partir de la solicitud de la asamblea de vecinos o a través de la designación del propietario principal del conjunto.

Principales funciones del administrador de fincas

Una vez que se hace la contratación formal de sus servicios, todo administrador de fincas tiene obligaciones con respecto a la comunidad. De hecho, hay un apartado legal en la Ley de Propiedad Horizontal de España que determina un cierto nivel de deberes legales que se adquieren de manera tácita cuando haces la contratación.

Aunque tú puedes determinar el alcance de sus deberes o funciones en un acuerdo previo con tu administrador, legalmente debe cumplir con lo siguiente:

  • Mantener en buenas condiciones todas las instalaciones, servicios y prestaciones que conforman la comunidad.
  • Realizar advertencias a los propietarios del estado y las condiciones de las instalaciones.
  • Hacer un balance de los gastos que se esperan y planificar una estrategia para cubrirlos apropiadamente.
  • Someter a una junta de discusión con la asamblea o los propietarios de la comunidad para poder aprobar las estrategias de manejo de gastos e ingresos.
  • Diseñar estrategias para hacer frente a la conservación, mantenimiento y reparaciones generales que pueda requerir la propiedad, poniendo primero las necesidades urgentes.
  • Informar inmediatamente a la asamblea o el propietario sobre los gastos emergentes que se realicen por cualquier concepto.
  • Asegurarse de que se cumplan los planes de pagos y asumir los efectos de las cobranzas cuando los miembros de la comunidad no los efectúen.
  • Asesorar, custodiar y actuar en disposición de la Asamblea o Junta general de condominio designada por el propietario o la comunidad.

Ventajas de contratar un administrador de fincas colegiado

Que un administrador esté colegiado significa que una sociedad de expertos a nivel nacional hace una certificación de que quien trabajará contigo es una persona moral y éticamente correcta, que está equipada para ayudar a tu comunidad y que avalan sus decisiones. Así que se trata de una característica que añade confiabilidad a sus servicios.

No es del todo necesario que contrates un administrador de fincas colegiado, de hecho, los que no lo están cobran un poco menos por esta razón. Pero el hecho de que tenga su colegiatura vigente te traerá algunos beneficios que necesitas conocer:

  • Formación constante que garantiza que el profesional se mantiene actualizado y bien informado con respecto a las últimas resoluciones y tendencias en la gestión de comunidades.
  • Intervención obligatoria de parte del administrador de fincas colegiado en caso de que ocurran imprevistos que generen malestar en la comunidad. El gestor está equipado para hacerle frente a malos entendidos y molestias con el fin de evitar los enfrentamientos entre la comunidad.
  • Cada gestor colegiado cuenta con una póliza que asegura a la comunidad. En caso de que se realice una mala praxis, el colegio indemnizará debidamente a la comunidad por los daños y perjuicios causados por el profesional.
  • Conocimiento general de las subvenciones públicas que puedan beneficiar a la comunidad en cualquier sentido.
  • Asesoría legal ofrecida de parte del Colegio Oficial de Administradores en caso de que la comunidad necesite cualquier tipo de aclaratorias.

6 consejos para elegir un administrador de fincas

Ahora sabes cuáles son las características principales que tiene un administrador de fincas y qué cosas debe hacer por ti y por tu comunidad. Aquí te daremos un par de consejos más para que puedas contratar los servicios de uno que sea bueno para tus necesidades.

1.    Toma en cuenta el presupuesto

Todo servicio tiene su coste. Por eso, una de las primeras cosas que debes tener claras antes de elegir un nuevo administrador de fincas es el presupuesto con el que cuenta la comunidad para pagar sus servicios.

Sin embargo, y aunque el precio no debería ser el factor determinante a la hora de elegir, sí debes ser un poco intuitivo, porque el hecho de que un gestor tenga una tarifa muy alta no garantiza que hará un buen trabajo. Igualmente, cuando una persona dice ofrecer un excelente servicio y tiene una tarifa demasiado baja, deberías indagar un poco ya que podría tratarse de una estafa.

2.    Reúnete con los administradores antes de contratarlos

Es necesario que conozcas al profesional o equipo de gestores que van a trabajar con tu propiedad, por ello te recomendamos hacer citas previas en las cuales puedas conocerlos. Durante las entrevistas o reuniones puedes observar sus dotes de comunicación y la transparencia con la que realizan sus procedimientos.

El objetivo de las reuniones es que puedas verificar si te resultan confiables, te parece que podrían responder a las necesidades de tu comunidad y si te visualizas en una relación laboral a largo plazo con ellos.

Otro buen consejo es que revises sus sitios web y que busques algunas reseñas de otros usuarios sobre sus servicios. El objetivo es conocer la experiencia de otras personas, la trayectoria de su empresa y la profesionalidad con el que han tratado a otras comunidades, de manera que puedas saber si se ajustarán correctamente a la tuya.

3.    Verifica los mecanismos de transparencia

Es muy necesario que un administrador de fincas sea total y completamente transparente en todos sus procedimientos. Por ello te aconsejamos que verifiques cómo prueban la transparencia de sus transacciones delante de las Asambleas o Juntas de Vecinos.

De hecho, con las nuevas tendencias y tecnologías innovadoras, muchos gestores publican de manera transparente todos sus balances de gastos para que cualquiera en la comunidad pueda verlos. Si bien esto no ocurre en todas las agencias, puedes solicitar un sistema similar que sea evidentemente transparente para todos los interesados.

4.    Ajusta su cronograma de trabajo

Cada gestor debe conocer la comunidad que gestiona y para lograrlo, muchos programan visitas, se hacen parte de las reuniones de vecinos e investigan sobre sus necesidades. Para que todas estas actividades se conviertan en una obligación de la empresa de profesionales que vas a contratar, es necesario que lo solicites como parte del ajuste de cronograma de trabajo.

En líneas generales, cada agencia tiene su propia planificación por medio de la cual cumple sus funciones en todos los sentidos. Tú puedes ser parte de esta planificación, siempre y cuando lo acuerdes previamente con la empresa, de manera que puedes solicitar modificaciones en el cronograma.

Sin embargo, este mecanismo de trabajo es algo que solo puedes lograr si te pones de acuerdo con la empresa, ya que es necesario para ellos conocer las fortalezas y debilidades de la comunidad. Ellos son los expertos, y ellos te sugerirán las estrategias apropiadas para atacar todo tipo de problemáticas una vez hayan realizado el diagnóstico.

5.    Solicita auditorías constantemente

Siempre es necesario revisar cómo están funcionando los planes de trabajo del administrador. En este sentido, necesitas contratar los servicios de unos profesionales que no le teman a las auditorías constantes. De hecho, algunos equipos incluso prefieren programar las auditorías, de manera que el propietario se sienta confiado de la transparencia de la empresa.

Igualmente, te recomendamos incluir en la lista de requerimientos que tu o la comunidad puedan solicitar auditorías cuando lo creas necesario. Toma en cuenta que es usual que las empresas soliciten un plazo prudencial de solicitud para atender a tu demanda. Sin embargo, si la empresa se niega a la realización de auditorías emergentes, no es un servicio del todo confiable.

6.    No te precipites

Muchas veces las comunidades se precipitan al elegir a cualquier empresa porque sienten que el servicio es absolutamente necesario de manera inmediata. Y no hay dudas de que es necesario, pero en este particular te recomendamos ser paciente y observar bien todas las indicaciones antes de contratar el servicio.

En esto te recomendamos que diseñes muy bien el contrato y especifiques claramente qué funciones delegas sobre el gestor. Asimismo, debes ser claro con tus exigencias y atender a los consejos y aclaratorias que te haga cada empresa antes de establecer una alianza como esta.

Género al que pertenece la obra: Periodismo literario,Narrativa
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Escritores complutenses 2.0. es un proyecto del Vicerrectorado de Innovación de la Universidad Complutense de Madrid
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