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Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid

Viernes, 23 de octubre de 2020

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Exportación e importación de datos en Excel

La herramienta Asset Essentials Connector Tool le permite importar y exportar sus datos a y desde un archivo CSV. Puedes utilizar esta herramienta para agregar registros adicionales a tu cuenta o actualizar los registros existentes.* Nota: La función de la herramienta de conexión está disponible para los clientes de Asset Essentials por un costo adicional. Póngase en contacto con su representante de ventas o con el servicio de atención al cliente si está interesado en adquirir esta función.

En temas anteriores hemos comentado las ventajas que supone la función de Bloquear celdas en Excel, en esta ocasión veremos como hacer uso de esos datos; una vez desbloqueados, para su exportación e importación.

 

Importación de las mejores prácticas

A fin de asegurar que todos sus datos se contabilicen en el formato apropiado al importar datos nuevos o actualizados, recomendamos comenzar por exportar algunos registros de datos existentes. Asegúrese de exportar todas las columnas y utilice esto como plantilla. Puede agregar, quitar o actualizar sus datos de la plantilla que exporta y luego volver a importar esa misma plantilla a Asset Essentials siguiendo los pasos de importación que se indican a continuación.
Si está importando una gran cantidad de registros a Asset Essentials, comience por importar sólo unos pocos registros primero para asegurarse de que la importación esté cumpliendo con lo que esperaba antes de importar el resto de los datos.
Recomendamos seguir la guía de ayuda de Edición CSV con Excel para evitar problemas de autoformateo al trabajar con archivos CSV en Microsoft Excel.
Cada elemento que se importa a Asset Essentials se asigna mediante un identificador único. El campo de identificación generado por nuestro sistema en el back end se utiliza como identificador único. No debe alterar este campo en la plantilla para preservar la capacidad de nuestro sistema de asignar los datos a ese artículo exacto. Si está añadiendo un nuevo artículo al sistema, deje este campo en blanco y el sistema generará el Id automáticamente una vez que el artículo haya sido importado con éxito.
Al editar los datos existentes para ciertos campos, el sistema puede requerir que usted edite los datos en más de una columna en la plantilla de importación. Por ejemplo, si necesita editar el Estado del artículo, también necesitará editar el StatusName, StatusNO y StatusID para que la importación se realice con éxito. *Nota: Si sólo conoce los datos de uno de los campos puede introducir los datos en esa columna, pero asegúrese de eliminar las otras dos columnas por completo para que la importación se realice con éxito.

Exportación de datos
En la Herramienta de conexión, asegúrese de que la URL web de Asset Essentials se muestre en el campo Fuente. Si su URL no se muestra, revise la información sobre cómo vincular su cuenta a la Herramienta de Conexión.
Haz clic en el icono del lápiz () junto al campo Destino.
En la ventana de datos de destino, asegúrese de que CSV esté seleccionado en el desplegable Tipo.
Haz clic en el botón Examinar y selecciona un archivo CSV que hayas creado en el equipo o puedes crear un nuevo archivo CSV escribiendo el nombre del archivo y haciendo clic en Abrir.
Si es necesario, elija un Delimitador.
Seleccione Nuevo si está exportando sus datos a un libro de trabajo en blanco sin encabezados de columna.
Seleccione Existente si está exportando a un archivo CSV con cabeceras de columna existentes. Esto es útil si utiliza una herramienta de planificación de recursos empresariales con nombres de campo específicos.
Seleccione el Max# de filas por archivo si es necesario.
Haga clic en OK.Ahora deberías ver la ruta del archivo en el campo "Objetivo". *Nota: Si utilizó un archivo CSV con cabeceras de columna existentes, esos nombres de campo se rellenarán automáticamente en la lista bajo el campo Tabla de destino.
En el menú desplegable Tabla de origen, seleccione los datos que desea exportar de su cuenta.
Al realizar una selección, los campos asociados a su selección aparecerán en la lista debajo del campo Tabla de origen.
Selecciona el campo que deseas exportar al archivo CSV.
Si estás exportando a un archivo CSV con cabeceras de columna existentes, selecciona el campo Fuente y el campo Destino correspondiente. Esto le indica esencialmente a la Herramienta de conexión: Los datos de este campo (fuente) deben ir aquí (destino) en mi archivo CSV.

 

Haga clic en el botón de la flecha derecha () para agregar el campo a la sección de mapeo. *Nota: Debe agregar los campos que se muestran en negrita.
Para añadir rápidamente todos los campos, haga clic en el botón de flecha doble ().
Si añade accidentalmente un campo que no desea, haga clic en el icono de la papelera () para eliminar el campo.
Antes de ejecutar la Herramienta de conexión, haga clic aquí para obtener información sobre cómo aplicar un filtro de mapeo y cambiar el formato de mapeo de los datos que está exportando.
Haga clic en el botón Ejecutar.
Para exportar los datos de los campos seleccionados a su archivo CSV, haga clic en el botón Iniciar. Si se produce algún error durante el proceso, aparecerá una descripción del error en la sección azul de la parte inferior de la Herramienta de conexión.

 

 

Si se trata de una exportación que volverás a realizar, tienes la opción de guardar un archivo con la configuración de la exportación para utilizarlo en el futuro.
Haga clic en Archivo y luego en Guardar como.
Ponga un nombre al archivo y seleccione una ubicación para el archivo en su equipo.
Ahora puedes abrir este archivo para restaurar la configuración de exportación la próxima vez que necesites ejecutar esta tarea.
Importación de datos
Puede importar datos a su cuenta de Asset Essentials utilizando la herramienta de conexión. Si ha exportado datos recientemente, ha realizado cambios, y desea importar sus cambios de nuevo en su cuenta de Asset Essentials, puede simplemente hacer clic en el botón Cambiar de fuente/destino para cambiar la herramienta del conector de extraer datos de su cuenta de Asset Essentials (exportar) a poner datos en su cuenta (importar).

 

Para empezar a importar sus datos, haga clic en el icono del lápiz () junto al campo Fuente.
En la ventana Datos de origen, asegúrese de que CSV esté seleccionado en el menú desplegable Tipo.
Haz clic en el botón Examinar y selecciona el archivo CSV en tu equipo.
Si es necesario, elige un Delimitador.
Haz clic en Aceptar. El cuadro de texto debajo del campo Tabla de origen se llenará automáticamente con los campos que se encuentran en el archivo CSV.
Asegúrate de que la URL web de Asset Essentials se muestre en el campo Destino. Si no se muestra su URL, consulte la información sobre cómo vincular su cuenta a la Herramienta de conexión.
En el menú desplegable de la tabla Destino, selecciona los datos asociados a los datos que se encuentran en el archivo CSV.
Seleccione el campo Fuente y el campo Destino correspondiente. Esto le indica esencialmente a la Herramienta de conexión: Los datos de este campo (fuente) deben ir aquí (destino) en Asset Essentials.

 

Haga clic en el botón de flecha hacia la derecha () para agregar el campo a la sección de mapeo. *Nota: Debe agregar los campos que se muestran en negrita.
Si accidentalmente agrega un campo que no desea, haga clic en el icono de la papelera () para eliminar el campo.
Antes de ejecutar la Herramienta de conexión, haga clic aquí para aprender a aplicar un filtro de mapeo y cambiar el formato de mapeo de los datos que está importando.
Haga clic en el botón Ejecutar.
Para importar a su cuenta los datos de los campos seleccionados, haga clic en el botón Iniciar. Si se produce algún error durante el proceso, aparecerá una descripción del error en la sección azul de la parte inferior de la Herramienta de conexión.

 

Si se trata de una importación que volverá a realizar, tiene la opción de guardar un archivo con la configuración de importación para utilizarlo en el futuro.
Haga clic en Archivo y luego en Guardar como.
Ponga un nombre al archivo y seleccione una ubicación para el archivo en su computadora.
Ahora puedes abrir este archivo para restaurar la configuración de importación la próxima vez que necesites ejecutar esta tarea.

Fuente de información:

https://epsilonmag.com/

Género al que pertenece la obra: Literatura digital
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