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Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid

Domingo, 17 de noviembre de 2019

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¿Cómo mejorar las reuniones de empresa?

Formas de mejorar las reuniones en empresas

Las empresas, sin importar su tipo o su objetivo, son cuerpos de trabajo que buscan unificar los esfuerzos de una gran cantidad de personas en una misma tarea. Una de las formas de coordinar todo el funcionamiento, es a través de reuniones. Sin embargo, estas no siempre salen bien, por ello traemos a continuación varias formas de mejorar las reuniones empresariales.

Organizar los temas a tratar

Lo primordial al realizar una reunión empresarial es mantener el orden la sesión. Esto se puede lograr distribuyendo el tiempo de duración entre los diferentes temas que se tratarán.
Una buena herramienta para lograr esto es utilizar pizarras de vidrio, como las fabricadas por la marca Wit Lab, ya que ofrecen varias ventajas. En primer lugar, ofrecen un área muy amplia para señalar los puntos a tratar, dibujar gráficas o realizar anotaciones. Además, son muy duraderas y muy sencillas de mantener. Por último, estas ofrecen una estética minimalista y seria y pueden elegirse en diferentes colores, para así dar un tono a la reunión.

Planificar de las reuniones

Algo que puede perjudicar gravemente a una reunión es la mala planificación, ya que puede ser motivo para que los integrantes lleguen tarde, puede culminar en una insuficiencia de tiempo para tocar todos los puntos objetivos. La mejor solución es planificar reuniones recurrentes, pudiendo hacer una en un día y hora previamente determinados cada semana o cada 2 semanas. Esto asegurará que cada participante pueda prepararse previamente para conservar la puntualidad y permitirá que cada reunión tenga como objetivo la discusión de las eventualidades más recientes.

Evitar las distracciones

Una de las formas de mejorar las reuniones empresariales es asegurar que todos los integrantes de la misma estén completamente concentrados, para que el desarrollo sea el más óptimo posible. Uno de los peores distractores actualmente son los dispositivos móviles como los smartphones, ya que constantemente les dan a sus usuarios notificaciones de las eventualidades que se lleva a cabo en el exterior. Por ello es sumamente recomendado eliminar por completo este tipo de dispositivos de las reuniones.

Asignar un moderador

Muchas veces, cuando hay una discusión sobre algún problema, se pueden llegar a puntos en los que existe una división del tema, lo que desvía el enfoque original de la discusión, bajando la productividad de la discusión. Por esta razón es recomendado incluir un moderador que se asegure de mantener el orden dentro de las conversaciones. Será el que reenfoque una discusión en caso de un desvío del tema principal y será quien se asegure de que se cumpla la planificación de la reunión, para cumplir correctamente con el horario estipulado.

Compartir la agenda previamente

Esto va muy ligado a la organización y a la planificación de las reuniones, pues es una forma de que todos los participantes de la misma estén correctamente informados sobre todo lo que concierne a la eventualidad. Para esto puede enviarse por email, o dejarlo colgado en una cartelera, un documento con la hora, día y lugar de la reunión, cuáles serán los temas a tratar, los objetivos de la reunión y el tiempo de duración que tendrá la misma.

También, si se ha optado por implementar una de las pizarras de vidrio, es enumerar cada uno de los temas de la reunión, para llevar un control y mantener a todos los miembros al tanto del estado de la reunión. Las reuniones empresariales tienen como objetivo asegurar el correcto funcionamiento y mantener la productividad del personal. Todo depende de cómo se desarrollen las reuniones y si lograron cumplir con todos sus objetivos. Esperamos que nuestra pequeña lista de consejos le de las ideas necesarios para optimizar al máximo sus reuniones de empresa

pizarra de vidrio
Género al que pertenece la obra: Literatura digital
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