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Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid

Domingo, 7 de agosto de 2022

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¿Qué son los wikis y por qué debería utilizarlos?

La idea de una "Wiki" puede parecer extraña al principio, pero sumérjase, explore sus enlaces y pronto le resultará familiar. "Wiki" es un sistema de composición; es un medio de discusión; es un repositorio; es un sistema de correo; es una herramienta de colaboración. No sabemos muy bien qué es, pero sabemos que es una forma divertida de comunicarse de forma asincrónica a través de la red.

Cuando escuche la palabra 'wiki', lo más probable es que piense inmediatamente en Wikipedia , la famosa enciclopedia en línea. WikiLeaks , la fuente de la mayoría de los secretos gubernamentales filtrados en los últimos años, o mas recientemente Wiki.bz ha acaparado los titulares. Dado que ambos sitios llevan la palabra raíz extraña, se le perdonará por pensar que están relacionados. Ellos no están. Al menos no de la forma en que piensas. ¿Qué es un 'wiki' definido como hoy? Este término "wiki" en realidad significa rápido en hawaiano. El viaje desde esa definición a la definición actual de "un sitio web que permite la edición colaborativa de su contenido y estructura por parte de sus usuarios" es una historia bastante interesante , mejor contada por Ward Cunningham, el padre de la wiki moderna. La parte importante de los wikis, lo que los diferencia de cualquier otro tipo de sitio web, es la  edición colaborativa por parte de los usuarios . Piense en eso por un momento: la capacidad de los usuarios de un wiki para editarlo de forma colaborativa. Si puede leerlo, puede editarlo. Parece simple al principio, pero profundamente poderoso en la práctica, y es lo que tanto Wikipedia como WikiLeaks tienen en común. Eso es lo que vamos a explorar: los beneficios que una wiki puede proporcionar a una empresa, el tipo de problemas que puede resolver, por qué podría usar una wiki y qué tipo de opciones tiene para crear una wiki para usted. Es mucho que cubrir, así que mantengamos las cosas en movimiento.

Qué hacen los wikis

Para apreciar realmente lo que los wikis hacen por sí mismos por su negocio, primero debemos viajar en el tiempo, a los días originales de la web. Al observar lo que se pretendía hacer con la primera wiki, el estado actual del software wiki tendrá mucho más sentido. Mencioné antes a Ward Cunningham, padre de la wiki. En la primera página de su propia wiki , da una idea de los orígenes de los wikis y para qué están diseñados.

La idea de una "Wiki" puede parecer extraña al principio, pero sumérjase, explore sus enlaces y pronto le resultará familiar. "Wiki" es un sistema de composición; es un medio de discusión; es un repositorio; es un sistema de correo; es una herramienta de colaboración. No sabemos muy bien qué es, pero sabemos que es una forma divertida de comunicarse de forma asincrónica a través de la red.

Me encanta ese resumen. Al principio, Ward y sus colegas ni siquiera sabían qué se suponía que debían hacer los wikis exactamente. Pero sabían que era divertido. De ese breve resumen podemos extraer algunos de los temas principales de los wikis: componer, discutir, hacer hipervínculos, colaborar, comunicarse. ¿Notas algo sobre esas palabras? Son todos verbos . Son lo que hacen los wikis .

1. Composición rápida con wikis

¿Cómo funcionan los wikis? En esencia, los wikis son sistemas de composición. Están intentando que sea lo más fácil posible escribir en una página web. Esto es muy importante porque es algo que separa a los wikis de su sitio web promedio.  La mayoría de las personas solo visitan un sitio como Wikipedia para leer algo, al igual que la mayoría de los sitios web, por lo que este aspecto de los wikis a menudo se pierde en el observador casual. Pero a finales de la década de 1990, cuando Ward Cunningham construyó su wiki, lo que tenía en mente era la fácil creación de contenido web. En ese momento, las páginas web casi siempre se escribían a mano en HTML. HTML está bien como lenguaje de marcado, y todavía impulsa la web en la actualidad. Pero puede ser un lenguaje complicado de escribir a mano y con frecuencia se interpone en el camino de la escritura . Esto es especialmente cierto cuando intenta hacer algo más que escribir párrafos simples. Si desea agregar algún tipo de estructura o formato a un documento, el marcado HTML absorbe rápidamente el contenido. Ward quería una herramienta que permitiera a las personas escribir páginas web rápidamente  (¿ves cómo el nombre wiki vuelve a entrar en juego aquí?) Y HTML no era lo suficientemente rápido. Entonces, dentro de su sistema wiki había un sistema de formato de texto básico. Era más simple y fácil de escribir que las etiquetas HTML, y era menos molesto al escribir y editar páginas wiki. Además, permitía a cualquiera editar un wiki, sin tener que saber cómo editar código HTML. Página de ayuda de formato de wiki

Y así, a su vez, la composición rápida y sencilla se ha convertido en la piedra angular del diseño de wiki. Debería ser más rápido y fácil escribir y editar texto en una wiki que escribir código HTML a mano. La sintaxis wiki, que es algo similar a la ahora popular sintaxis Markdown, está diseñada para ayudar a disminuir la fricción al escribir y editar páginas wiki, lo que a su vez ayuda a los usuarios a escribir y editar con más frecuencia.

2. Los wikis son excelentes para colaborar

Internet ha simplificado las comunicaciones hasta tal punto que, hoy en día, hablar con alguien del otro lado del mundo ni siquiera es tan emocionante. En los primeros días de la Web, ese poder era aún más tentador. Las aplicaciones de comunicación impulsadas por Internet de hoy en día aún no existían, por lo que la web en sí era la forma principal de comunicarse. Eso es parte de lo que hizo que la wiki fuera un producto tan fascinante, es genial para debatir, colaborar y comunicarse.

Acceso flexible para editar páginas wiki

Ya vimos cómo la wiki hizo que las cosas fueran más rápidas de editar que una página web promedio. Pero la wiki permitía algo más único: cualquiera que pudiera leer una página wiki tenía la capacidad de editar esa página wiki. En su sentido más abierto, cualquier visitante puede editar una wiki. Ward se refería a esta característica cuando llamó a la wiki "un medio de discusión; un sistema de correo; una herramienta para la colaboración". En estos días, el software wiki permite un mayor control sobre quién puede editar el wiki, pero el poder de la función sigue siendo el mismo. Puedes hacer una wiki con todas esas cosas que Ward mencionó y más.  La edición no solo tiene que significar trabajar juntos para hacer un sitio, también puede significar simplemente actualizar una página wiki sobre un proyecto para que otros sepan cómo está progresando, por ejemplo. Cuando empiezas a pensar en ello en el contexto de los negocios, el potencial se vuelve bastante emocionante, ¿no es así?

3. Los hipervínculos potencian todos los wikis

Ciertamente, los hipervínculos no son nada nuevo: existe desde los albores de la Web. Es la primera palabra del acrónimo "HTML". Pero la forma en que la primera wiki manejó los hipervínculos fue lo que la hizo tan especial, y es por eso que la vinculación se ha convertido en una piedra angular del diseño de wiki hasta el día de hoy.

Agregar enlaces a páginas wiki es rápido

Al igual que todo lo demás que hemos visto hasta ahora, agregar y crear enlaces dentro de la wiki está diseñado para ser rápido y fácil. Observe que dije dentro de la wiki : los enlaces internos están diseñados para ser tan fáciles de hacer.  La sintaxis específica para crear un enlace interno difiere entre los diferentes sistemas wiki, pero lo que todos tienen en común es la eficiencia. Esa, entre otras razones, es la razón por la que es tan fácil perderse en Wikipedia, ya que siempre hay más información para explorar entre las docenas de enlaces en cualquier página.

El poder de vincular a futuras páginas wiki

Más allá de ser rápido para agregar, otra cosa que es especial acerca de los enlaces en los wikis es que puedes enlazar a algo que no existe. ¿Qué quiero decir con eso? Bueno, déjame ilustrarte: ¿qué pasa si estás escribiendo una página wiki y quieres profundizar en un tema en particular? Puede crear un enlace a una página sobre ese tema, aunque la otra página aún no exista. Tómate un momento para pensar en eso. Es simple, pero profundo. Y encaja perfectamente con la visión que Ward Cunningham tuvo de su wiki en primer lugar. Quería que fuera un lugar fértil para la comunicación, el discurso y el intercambio de conocimientos.  Aquí tenemos un medio simple y directo para que un usuario solicite más reflexión y discusión sobre un tema en particular. O, de otra manera, los medios que tiene un usuario para trazar temas sobre los que quiere profundizar en el futuro. Una lista natural de tareas pendientes, por así decirlo, que automáticamente mejora el proyecto original cuando se completan las tareas. Estos dos aspectos de la vinculación dentro de wikis se unen en algo más especial que su hipervínculo promedio. Ayudan a facilitar el crecimiento dentro de la wiki. Es por medio de este tipo de vinculación que los wikis comienzan a volverse mágicos.

¿Son los wikis adecuados para mi negocio?

Entonces, en pocas palabras, wikis:

  • Facilite y agilice la escritura de información en páginas web.
  • Facilite la comunicación y la discusión, ya que es fácil para quienes están leyendo una página wiki editar esa página ellos mismos.
  • Permita enlaces rápidos y fáciles entre páginas wiki, incluidas páginas que aún no existen en la wiki.

Pero eso sigue siendo un poco abstracto. Puede ayudarlo a ver cómo Wikipedia tiene tanto éxito, pero es un poco más difícil ver cómo puede beneficiar a su negocio. Para eso, aquí hay algunos ejemplos específicos de lo que un wiki puede hacer por usted. Creo que estará convencido de que son la solución perfecta para su negocio.

1. Los wikis son el sueño de la documentación

Toda empresa quiere documentación detallada y bien mantenida. Y, sin embargo, a menudo se siente como una quimera. En el pasado, tal vez la documentación de su empresa era un manual detallado para empleados, meticulosamente investigado, tal vez encuadernado en espiral y elaborado internamente. Pero es el siglo XXI; ya nadie quiere usar algo así. Podrías intentar modernizar las cosas, volviéndote digital con tu documentación. Quizás podría tener algunos documentos de Word en carpetas compartidas para toda su empresa. Eso sin duda le daría algunas características interesantes. Es digital, se sincroniza con las computadoras de los diferentes empleados y es fácil de escribir y editar ... bueno, siempre que todos tengan Microsoft Word. Pero, ¿qué sucede si desea hacer referencia a un documento mientras está en una reunión y no tiene su computadora frente a usted? ¿Qué tal intentar buscar un procedimiento en particular o una técnica importante en esos documentos de Word? Después de todo, se necesitarían muchos documentos de Word para documentar todo. Entonces, sería demasiado fácil para alguien eliminar accidentalmente un documento o editar algo importante, y la única forma de corregir el error sería restaurar desde una copia de seguridad. Y ni siquiera hemos hablado de intentar asociar diferentes documentos entre sí. ¿Cómo se conectan los documentos cuando se habla de archivos de Word en una carpeta compartida? Veamos un escenario simple:

El problema de la organización de documentos comerciales

Digamos que tiene algunos departamentos diferentes que escriben su propia documentación. ¿Cómo organiza todos esos documentos? Simplemente arrojarlos todos dentro de una carpeta compartida se complicará rápidamente. Entonces empiezas a poner algunos de esos documentos dentro de carpetas.  Digamos que organiza esas carpetas por departamento. 

  • Ahora bien, ¿qué sucede si un documento puede aplicarse a más de un departamento y, por lo tanto, cabe en más de una carpeta? 
  • ¿Colocas una copia de ese documento en cada carpeta? 
  • ¿Qué sucede cuando alguien edita uno de esos documentos? 
  • ¿Cómo llegan esos cambios a las copias de ese mismo documento?

¿Ves cómo las cosas pueden salirse de control rápidamente? No me refiero a atacar documentos de Word en carpetas compartidas. Si un sistema como ese realmente funciona para usted, me alegro por usted. Pero si ha encontrado alguno de los problemas que acabo de describir, entonces debe examinar un wiki como una solución para su negocio.

2. Hacer realidad ese sueño

¿Cómo puede una wiki ayudar a hacer realidad sus sueños de documentación? Piense en los memorandos de la oficina, los que siente que siempre está reenviando. Con un wiki, se convierten en una sola página con un enlace que puede mostrar en algún lugar donde todos lo vean. Cuando llega el momento de editar esa nota, es simple y fácil. Y la mejor parte es que el enlace siempre será preciso, incluso después de editar la nota. ¿Guay, verdad?

Cree un catálogo de productos en línea con capacidad de búsqueda

¿Tienes un catálogo de productos amplio y complejo? Imagínelo perfectamente organizado en un solo lugar. Un lugar en el que se pueden realizar búsquedas, se pueden editar fácilmente y enlaza productos relacionados. Eso es una wiki, amigo. Limpio, ¿eh?

Cree una base de conocimientos para su equipo

¿Qué pasa si tiene un negocio basado en ventas? Con una wiki puede ayudar a sus vendedores a realizar un seguimiento de sus números de ventas, información de clientes o consejos y trucos de ventas, todo en un lugar conveniente. Y puede configurar su wiki para que sea accesible para ellos cuando estén en el campo, desde cualquier tipo de dispositivo móvil. Ahora que se siente como en el siglo XXI, ¿no es así?

Cree una Intranet Wiki para la formación empresarial

Ahora, piense en cómo un wiki puede revolucionar la formación de los empleados. La wiki se convierte en un lugar coherente para colocar políticas comerciales, mejores prácticas, estándares y pautas. Todo lo que ha aprendido con el tiempo, un nuevo empleado puede beneficiarse de inmediato con solo leer la wiki. Puede dejar de preocuparse por enseñar lo mismo una y otra vez. Escríbalo una vez ahora y se lo enseñará a todos en el futuro, y será fácil de editar cuando las cosas cambien. Una wiki puede albergar todo esto y más. Recuerde lo que hace que una wiki sea única: son fáciles de editar, accesibles desde cualquier lugar con un navegador web, con enlaces simples e intuitivos entre páginas. Estas características ayudan a facilitar el tipo de entorno en el que la documentación de calidad como siempre ha deseado puede crecer y prosperar.

Género al que pertenece la obra: Literatura digital
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