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Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid

Miércoles, 27 de octubre de 2021

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Herramientas y consejos para la gestión de proyectos online

La gestión de proyectos en equipo nunca es sencilla, y mucho menos en tiempos de pandemia. Los trabajos universitarios y los proyectos de investigación colectivos han encontrado en la distancia social y las restricciones al transporte sendas problemáticas que deben superarse mediante el uso de nuevas herramientas aptas para el trabajo online y la gestión y administración de grupos. Se trata de una excelente oportunidad para incorporar formas de organización propias del siglo XXI y renovar nuestra eficacia y productividad en el trabajo. Estas son, entonces, algunas de las herramientas y consejos esenciales a la hora de gestionar proyectos grupales online.

Utiliza servicios en la nube

Los servicios en la nube son una de las mejores herramientas para gestionar proyectos de forma digital, especialmente cuando las personas implicadas se encuentran en diversas regiones del mundo con horarios diferentes que les impiden coincidir en un momento dado. Naturalmente, uno de los mejores y más utilizados servicios en la nube es la propia suite de Google, que permite alojar y editar en tiempo real cualquier documento propio de la suite de Office de Microsoft, desde documentos de texto en formato Word hasta hojas de cálculo en formato Excel. 

Esta perfecta integración de Google Docs con Microsoft Office convierte a esta herramienta en una de las más importantes a la hora de gestionar proyectos online, pero también pueden aprovecharse otros servicios en la nube como Dropbox –plataforma pionera en el alojamiento de documentos online y la sincronización de archivos–, OneCloud o incluso iCloud, si bien el servicio de Apple cuenta con bastantes limitaciones para poder aprovecharlo de forma plena.

Coordina el trabajo

La coordinación del trabajo es otro de los elementos fundamentales a tener en cuenta a la hora de trabajar de forma descentralizada. Ante la imposibilidad de reunir a un equipo en una misma habitación para facilitar sus interacciones y coordinar las tareas, podemos acudir a diversas herramientas online para hacerlo. Una de las más sofisticadas y sencillas de manejar es Kanbanize. Kanbanize es un conjunto de funciones de gestión de proyectos, software de trabajo desde casa para facilitar la coordinación de diversos grupos y detectar cualquier aspecto en el flujo de trabajo que permita la mejora del rendimiento colectivo.

Kanbanize utiliza una interfaz con un sistema de ‘cartas’ que pueden desplazarse fácilmente por la pantalla para trasladar tareas entre diferentes equipos, destinarlas a su revisión, marcarlas como entregadas o devolverlas a producción para que se les realice cualquier mejora que pueda ser necesaria. Además, su software permite mostrar un amplio conjunto de analíticas con las que resulta sencillo comprobar cuáles son los grupos que rinden más y cuáles están teniendo problemas para entregar sus tareas a tiempo, facilitando la reorganización de los equipos y la optimización del flujo de trabajo en general.

Agiliza la comunicación

La comunicación es uno de los aspectos más importantes en cualquier proyecto grupal, tanto si se realiza de manera presencial como si se trabaja de forma telemática. Si bien herramientas como Kanbanize son óptimas para la organización del trabajo, las sesiones de conversación grupal y toma de decisiones colectiva pueden hacerse de forma muy eficaz con herramientas de videoconferencias como Skype, Zoom o Google Hangouts.

Paralelamente, herramientas como Microsoft Teams tratan de combinar lo mejor de los sistemas de videochat con herramientas de comunicación escrita como chats clásicos o salas desde las que poder abordar aspectos específicos de cada proyecto. Aunque es cierto que Microsoft Teams está más orientado a las empresas y los proyectos institucionales, sus herramientas son aplicables a colectivos más pequeños y presentan bastantes ventajas, pero, si estás trabajando en un proyecto puntual donde simplemente necesitas una coordinación esporádica, herramientas como Zoom o Skype pueden serte de perfecta utilidad.

Administra los tiempos

Por último, recuerda la importancia de administrar los tiempos con inteligencia. Nunca dejes para última hora una tarea que deba entregarse pronto, y procura tener en cuenta esto también a la hora de asignar las tareas a los diferentes grupos o a las distintas personas que formen parte de un proyecto determinado. Los tiempos en los que puede concluirse una tarea son siempre una estimación. Herramientas como Kanbanize te permitirán establecer estimaciones bastante precisas de la duración de cada tarea, pero recuerda dejar siempre margen para el error o la demora en cualquiera de las fases de producción de un proyecto.

Con una buena coordinación, una comunicación fluida y una administración de tiempos adecuada, el trabajo colectivo de un proyecto será mucho más eficaz y permitirá ofrecer resultados excelentes en muchas menos horas.

Género al que pertenece la obra: Periodismo literario,Literatura digital,Ensayo literario
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