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Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid

Lunes, 6 de julio de 2020

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Organizando una fiesta memorable

¡Hola a todos! Durante varios años he disfrutado organizando fiestas de todo tipo, desde encuentros de unos 40-50 amigos, hasta grandes fiestas multitudinarias, y siempre he logrado que fuesen memorables. Con este artículo quiero darte unas consejo para que tu fiesta sea un éxito y sea recordada durante años. Antes de proceder a una descripción detallada de cada elemento, me gustaría hablar sobre 3 principios a los que me adhiero.

Principio 1. Comienza a planificar tu fiesta con anticipación.

Si se trata de una fiesta para 50 personas, la fecha de inicio óptima para la planificación es 30 días antes del día X. Esto proporcionará una amplia selección de lugares disponibles, contratistas (camareros/artistas/fotógrafos / DJ), alta disponibilidad de invitados y, lo más importante, ahorrará energía, porque no tienes que llamar a todos en el último momento e ir a una gasolinera a por hielo por la noche. Preparar tu fiesta con tiempo te permite planear todo de forma relajada, preocuparte por los detalles y asegurarte de que tus invitados se reservan ese día y no pueden poner como excusa que ya tenían planes previos.

Principio 2. Aprovecha al máximo tus invitados.

No "invites" agregando a un grupo en whatsapp, spammer. Escribe a cada uno y pide confirmación tras la invitación y 5 días antes del evento. Después de esto sí que ya puedes unirlos a todos en un grupo de Whatsapp o Telegram y aprovechar para realizar una breve encuesta para conocer las expectativas de los invitados (por ejemplo, en términos de comida y bebida). Por lo tanto, será posible asegurar una alta "participación" de invitados y planificar de manera efectiva el tamaño del evento.

Principio 3. Controlar los gastos de la fiesta.

Los gastos de una fiesta pueden ir desde 5-10€ hasta el infinito y más allá por persona. Para una fiesta de 50 personas nos supondría unos 500€, o más, dependiendo de hasta dónde queramos llegar . Esto puede causar una brecha en su presupuesto personal, y repelerá cualquier deseo de repetir tal evento en el futuro, a no ser que sea realmente inolvidable. Entonces habrá valido la pena. Aún así, el presupuesto debe tenerse en cuenta antes de lanzarse a invitar, y mirar y comparar precios para ver cuánto dinero necesitaremos para ejecutar la fiesta que tenemos en mente será imprescindible. A veces vale la pena optar por soluciones creativas con colaboración de los invitados, siempre que la propuesta de diversión y de celebración épica les compense.

Dicho esto, todo el proceso consta de 4 elementos.

1. El sitio.

Esto es lo primero para comenzar, idealmente en unos pocos meses, para que haya una gran selección de opciones disponibles. Al elegir un lugar, además de la disponibilidad en la fecha del evento, presto atención a los siguientes parámetros:

  • Capacidad. Idealmente, el sitio debe tener 1 habitación principal, donde todos los huéspedes puedan alojarse cómodamente. Obviamente, esta sala no debe ser demasiado pequeña, pero también vale la pena excluir las opciones que acomodan el doble de personas que necesita, porque los invitados al final de la fiesta se sentirán incómodos divirtiéndose allí cuando la mitad ya esté dispersa. En un buen local, además de la sala principal, hay pequeñas salas para la comunicación de los contratistas / invitados (por ejemplo, juegos de PS). Si nos decidimos por un sitio al aire libre hay que prever la posibilidad de lluvias, y considerar la necesidad o no de contratar una carpa para refugiarse. También es posible encontrar fincas en las que la fiesta se pueda trasladar rápidamente del exterior al interior de la casa.

  • Ubicación Es importante que sea un lugar de fácil acceso. Incluso si se trata de una "fiesta secreta", intenta que no sea una de esas ubicaciones con las que los GPS se vuelven locos. Cuenta también con que muchos de tus invitados no van a querer conducir, o que si conducen, no van a beber, y piensa si eso es lo que quieres. Por supuesto todo dependerá del tipo de fiesta que estés pensando organizar.

  • Entrada a la fiesta. Cuando recibas a tus invitados estos deberán tener en ese momento toda la información que precisen para disfrutar de tu fiesta, con las indicaciones claras y precisas de dónde se encuentra todo, si hay algún tipo de normas y por supuesto, dónde pueden dejar sus objetos personales de forma segura.

  • Ventilación. Si la fiesta es en un lugar cerrado piensa que vas a tener a 50 personas o más respirando en una habitación al mismo tiempo. Eso son más de 1000 litros de CO2 por hora. El aire debe actualizarse constantemente, así que prestar atención a la ventilación, a los aires acondicionados o al menos a la capacidad de abrir ventanas.

  • Baños. Debería haber suficientes, al menos 1 por cada 25 invitados, y su condición debería ser satisfactoria: sin pelo en el lavabo y con un inodoro nuevo.

  • Equipación. Será imprescindible una barra de bar, o al menos algo que ejerza como tal. Y tener un fregadero a mano siempre es deseable. También hará falta un potente equipo de música, una buena selección de canciones y un micrófono. A partir de aquí, tu imaginación ya puede dispararse... y tu presupuesto también.

2. El bar.

Sinceramente considero que el bar es el corazón de cualquier fiesta. Los elementos más importantes de la organización de bares además de un mostrador de bar con fregadero:

  • Camarero: No seas cutre, invierte en un camarero que atienda a tus invitados, te evitas el tener que hacerlo tú y a la larga te sale a cuenta, ya que controla desfases innecesarios con la bebida, así como posibles accidentes. Y si vais a ser muchos contrata más de uno.

  • Bebidas:  Está bien tener en cuenta cuáles son las bebidas más populares entre tus invitados, pero tampoco es necesario disponer de todo tipo de bebidas, ya que después de la fiesta no sabrás qué hacer con lo que sobre. Así que decídete por aquello que sepas seguro que va a consumirse y las excentricidades de los especialitos que se las preparen ellos en casa.

3. La comida.

Aquí es uno de los ítems en los que más puedes jugar con el presupuesto. Desde contratar un catering delicioso y carísimo hasta pedir a tus invitados que traigan un plato cada uno para compartir, y toda la zona intermedia que pasa por ponerte tú a cocinar. Lo que está claro es que es algo que debes tener previsto con tiempo y que si escoges la opción de pedir la colaboración de tus invitados, deberás organizarlos para que no aparezcan todos con una tortilla de patatas.

4. Entretenimiento.

Es lógico que solo beber y alimentar a los invitados en un lugar agradable no sea suficiente y necesiten entretenerse. Si con la comida ya nos podíamos exceder, aquí viene el desfase máximo. Buenas opciones para entretener a los invitados:

  • Presentación con diapositivas sobre cada invitado . A todos les gusta tener sus 15 minutos de fama y llamar un poco la atención. Esto puede ser muy útil para romper el hielo si los invitados no se conocen entre ellos. 

  • Un micrófono abierto, lo que viene siendo dar voz a los pesados de turno. Sinceramente no lo recomiendo, pero tal vez se te ocurra una forma creativa de hacerlo.

  • Juego intelectual . Es genial compartir los equipos y realizar la Prueba, pero es importante asegurarse de que el facilitador sepa cómo hacer esto y esté familiarizado con el contenido. Si una partida de Trivial no termina con algunas palabras subidas de tono y alguien enfadado buscando en Google las respuestas, la fiesta no va bien.

  • Bailando. Ninguna fiesta puede prescindir de la música. Necesitas encontrar un DJ profesional con anticipación, asegúrate de que el sitio tenga el equipo necesario y haz una lista de reproducción. Los DJ tienen gustos diferentes, es importante que coincidan con los gustos de los invitados. Un grupo de música es otra opción, más cara pero mucho más divertido y con el encanto de la música en vivo y la posibilidad de que algún borracho suba a molestar a los artistas e intente un pique con el cantante del grupo.

  • Karaoke Un buen formato cuándo no tienes dinero para el grupo.

  • Fotógrafo. Una sesión de fotos de calidad del evento atraerá a los invitados y habrá algo para poner en Instagram.

  • Juegos de mesa, póker . En mi experiencia, no son muy populares en las fiestas. Pero seguro que encuentras una forma de hacerlos interesantes

  • Toro mecánico, colchonetas hinchables: Estamos hablando de desfase máximo. Hemos venido a jugar

  • Shisha. Si te animas a montar una temática de las mil y una noches, es una opción. Estírate y contrata bailarinas, y un contorsionista, y un elefante...

  • Disfraces. A parte de fiestas temáticas en las que pidas que vengan vestidos de una forma concreta, puedes organizar de varias formas que tus invitados terminen disfrazados. Aporta tú mismo elementos de disfraz, organiza un juego para que deban intercambiar prendas entre ellos... las opciones con los disfraces son infinitas.

Como ves, el límite lo pone sólo tu imaginación, y tu cuenta corriente. Pero no cabe duda de que con la lista de invitados correcta y el tiempo necesario puede hacer de tu fiesta el evento del que se hable durante años y años.

 

 

Género al que pertenece la obra: Literatura digital
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Escritores complutenses 2.0. es un proyecto del Vicerrectorado de Innovación de la Universidad Complutense de Madrid
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