La Universidad, cómo ya sabéis, desde el curso 2007/2008 asigna a los miembros de la comunidad universitaria "un número de identificación único" (NIU) que facilita la prestación de todos los servicios. Ese NIU, pasará a ser progresivamente el número del código de barras de las tarjetas "chip" que usamos en la Biblioteca.
En la actualidad tienen tarjeta "chip" con el NIU todos aquellos alumnos a los que desde el año pasado ha habido que hacer un nuevo carné, es decir, los alumnos que el año pasado se matricularon por primera vez, los nuevos estudiantes de este año y los que han perdido su tarjeta antigua o aquellos a los que se les ha renovado la tarjeta. Por ello, los registros de nuestros usuarios en la base de datos podrán tener los códigos de barras nuevos y los tradicionales.
Además, no todos los estudiantes de la Universidad reciben la tarjeta "chip". Siguen quedando fuera las matrículas especiales (como los estudiantes de "Erasmus", los de centros adscritos, algunos másteres y "títulos propios", universidad de mayores, etc.) además de otros grupos que no constan en las Secretarías: antiguos alumnos, consorcio Madroño, etc.
Los alumnos de tercer ciclo de la UCM que no hayan solicitado la tarjeta "chip" con NIU deberán solicitarla en la Secretaría del Centro donde realicen sus estudios.
El PAS de la UCM ya tiene tarjeta "chip" con NIU y pensamos que a lo largo de este curso los profesores de la UCM recibirán la tarjeta "chip" también.
El NIU tiene once dígitos cuyos dos últimos dígitos son un contador. Lo cual quiere decir que cada vez que a un usuario se le emita una tarjeta nueva (por pérdida, cambio de entidad financiera, etc.) se incrementa el contador en uno. Por ejemplo: Si un usuario pierde su tarjeta con el código de barras 00035543201, se le generará otra con el siguiente código de barras 00035543202.
Por otra parte, los estudiantes cuyo NIU termina en 00 corresponden a:
Entendemos por "perfiles" los distintos tipos de relación que una persona puede tener con la Universidad: por ejemplo, como profesor, como estudiante o como PAS. La Universidad va a asignar un NIU (y en consecuencia, una tarjeta "chip") por cada perfil, de modo que un usuario que sea a la vez PAS y estudiante recibirá dos tarjetas con dos NIUs diferentes. En la base de datos de la Biblioteca tendrá un registro vinculado a las dos tarjetas. Ese registro tendrá los datos relativos a la categoría superior y contendrá los códigos de barras de todos sus perfiles.
Si un estudiante se matricula dos veces, la Universidad no le asignará dos NIUs, pues se trata de un mismo "perfil". Pero en las cargas sus datos vendrán con la categoría de usuario '009' para diferenciarlos de los estudiantes con una sola matrícula.
La Biblioteca realizará cargas de los datos procedentes de las matrículas con una periodicidad semanal (concretamente, cada miércoles). Esto no significa, sin embargo, que el reflejo de las matriculaciones en nuestro sistema sea inmediato porque antes tienen que pasar por todos los trámites de las Secretarías, el Servicio de Alumnos y el Gestor de la tarjeta "chip".
En las cargas tendrán absoluta prioridad los datos procedentes del Servicio de Alumnos frente a los que consten previamente en nuestros registros. En consecuencia, no servirá de nada que hagamos correcciones en nuestra base de datos si éstas entran en contradicción con lo que consta en el Servicio de Alumnos. Por ello, cualquier modificación de los datos que procedan de las cargas (como cambios en la dirección postal, en el teléfono o el correo electrónico) deberá ser solicitada por los estudiantes en la Secretaría de su centro. Si los datos considerados erróneos afectan al uso que los usuarios pueden hacer de la biblioteca (es decir, la categoría de usuario o el código de barras), éstos podrán ser modificados en nuestros registros, pero se nos deberá comunicar el error para que pueda ser subsanado en origen. (Lógicamente, en los casos de usuarios cuyos datos no vienen por carga las modificaciones las haremos a mano en sus registros de la biblioteca).
El cruce de los datos nuevos con los registros preexistentes en nuestra base se hace por coincidencia en el DNI, de ahí que sea fundamental que coincidan los DNIs de nuestro sistema con los que tienen en el Servicio de Alumnos y de Personal. Todos los DNIs de los usuarios que están vinculados a la UCM figuran ahora con el mismo formato: con ceros por delante hasta completar los ocho dígitos numéricos, la letra final pegada al número y sin guión, ni signos de puntuación. Es muy importante que NO SE MODIFIQUE el DNI de los registros de los usuarios cuyos datos nos lleguen por carga. Cualquier incidencia (error en el DNI, cambio de identificación en el caso de alumnos extranjeros, etc.) deberá tramitarse a través de las Secretarias de las Facultades y Escuelas.
Las bibliotecas tendremos que seguir creando registros manualmente y, en varios casos, deberemos seguir haciendo tarjetas a los usuarios.
- Registro manual y tarjeta de la Biblioteca (no "chip") para:
Estudiantes que no hacen matrícula convencional (Erasmus, centros adscritos, etc.), visitantes, antiguos alumnos, másteres no POP y "títulos propios", universidad de mayores, miembros de colegios profesionales con convenios con la UCM, etc.
- Registro manual SIN tarjeta y SIN código de barras de la Biblioteca para:
Personal UCM (Profesores y PAS) y Estudiantes nuevos que ya se han matriculado y están a la espera de recibir la tarjeta "chip" pero sus datos no nos han llegado todavía por carga. El objetivo es que puedan usar la Biblioteca lo antes posible identificándose con el DNI. El registro manual recogerá los datos imprescindibles, como nombre, dirección, teléfono, categoría de usuario, biblioteca y DNI, y no contendrá ningún código de barras. Este registro se actualizará después automáticamente con los datos procedentes del Servicio correspondiente (Alumnos, PAS y Personal docente). En el caso de los alumnos, resulta especialmente importante que el DNI (o número de pasaporte) que pongamos en su registro sea el que figura en su impreso de matrícula (con todas las letras y números y sin espacios, puntos ni guiones).
Cuando un alumno pierda su tarjeta "chip" (sea con NIU o con el cod. de barras tradicional) tendrá que solicitar una nueva en la Secretaría de su centro, y si fuera personal de la Universidad tendría que acudir al Servicio de Personal de su Centro correspondiente. Nosotros no tenemos que asignar ya ningún código de barras nuevo a los usuarios que pierdan su tarjeta "chip", aunque sí anularemos el código de barras por pérdida como veníamos haciendo hasta ahora para evitar su uso indebido. El usuario se identificará por DNI hasta que reciba la nueva tarjeta.
Si el usuario fuera de los que no tienen tarjeta "chip" se la sustituiremos por otra nuestra como hasta ahora.
Las incidencias producidas por incorrección en los datos de los usuarios se resolverán notificándoselas a ellos mismos para que las hagan corregir en la Secretaría correspondiente si es alumno, o, si es personal de la Universidad, en el Servicio de Personal de su centro.
Con el fin de poder comunicar a los servicios implicados en la emisión de la tarjeta chip todos los errores que se produzcan se ha elaborado un formulario web para que nos hagáis llegar todas las incidencias relativas a la tarjeta chip: http://www.ucm.es/info/descargas?incidenciastchip. Para acceder a este formulario debéis introducir vuestra cuenta de correo electrónico.