El propósito principal del presente documento es establecer los principios generales y las líneas directrices que guiarán en adelante la gestión de la colección de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid. Esta política establece, por lo tanto, las responsabilidades de la Biblioteca en su servicio a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, en relación con su misión de proporcionar a sus usuarios la información y documentación que requieran para el ejercicio de sus funciones académicas, ya sean la docencia, la investigación o el aprendizaje.
Un objetivo fundamental de esta política es la formulación de principios y criterios, que sean lo suficientemente inclusivos, para asegurar que facilitan la consecución de los distintos requisitos de cada biblioteca, habida cuenta de la cantidad y variedad de las que existen en la Universidad y de su carácter especializado, y al mismo tiempo lo suficientemente específicos y rigurosos, de modo que la gestión y el desarrollo de las colecciones constituya una actividad controlada y guiada por la racionalidad, la eficacia y la economía de medios y recursos.
Diversas razones hacen necesario, a día de hoy, poner por escrito la política de gestión de la colección: las bibliotecas universitarias afrontan numerosos retos presentados por las innovaciones y la evolución de los sistemas de enseñanza, aprendizaje e investigación; las modificaciones en las políticas educativas; los vertiginosos avances de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, y las transformaciones en el mercado editorial y en el modelo de producción y comunicación científica y académica.
Estos retos exigen una puesta al día constante y una redefinición frecuente de los objetivos, las estrategias y los procedimientos de trabajo, siempre con la pretensión de satisfacer las necesidades actuales de los usuarios.
La toma de decisiones relativas a las colecciones de la biblioteca no puede abandonarse a la urgencia del momento ni puede realizarse sin una visión de conjunto que impida la aparición de desequilibrios, lagunas e incongruencias. Debe encontrase bien asentada en criterios fundados y conocidos por todos, porque la colección, además de afectar a los usuarios, supone la mayor cifra invertida anualmente por la Biblioteca en gastos corrientes y es una obligación de toda administración pública garantizar la eficiencia en el empleo de los recursos.
Conviene, pues, establecer los criterios y las directrices básicos para coordinar y llevar a cabo las diferentes actividades de gestión de la colección: quién y cómo de la selección, qué procedimiento es el más adecuado para adquirir cada tipo de documento, qué proporción entre libros, revistas y otros recursos se ajusta mejor a las necesidades, qué soporte es preferible y optimiza la difusión y la consulta, qué grado de duplicación es el razonable, cómo debería equilibrarse el gasto entre la bibliografía básica y el material didáctico para los alumnos, las obras y materiales para la docencia y los recursos para la investigación, qué niveles de alcance son recomendables para cada materia, etc.
Obviamente, estos criterios y directrices irán cambiando con el tiempo, como lo hace la realidad misma, por lo que la presente política de colecciones habrá de revisarse de forma regular o periódica.
La formación, gestión y desarrollo de las colecciones es una tarea en la que no sólo participan los profesionales de la Biblioteca, sino también los usuarios, en especial el personal docente e investigador de la Universidad. El personal docente e investigador junto con los bibliotecarios especializados tienen la responsabilidad principal en la selección de los contenidos y de la documentación. Esta política proporciona directrices para todo el personal implicado en la selección, así como para el personal bibliotecario que distribuye las asignaciones presupuestarias, tramita las adquisiciones y lleva a cabo el resto de actividades integradas en la gestión de las colecciones.
Esta política, además, pone las bases para la posterior redacción de los planes de desarrollo de las colecciones particulares de las bibliotecas de los centros, que, dentro de los límites y pautas establecidos por ella, la complementarán y completarán en un sentido más concreto.
Este documento ha sido elaborado por la Comisión de Gestión de las Colecciones y la Dirección de la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid (en adelante BUC).