La Biblioteca de la Universidad Complutense apuesta por las publicaciones electrónicas y por la información y la documentación digital, con acceso en línea a través de Internet, debido a sus innegables ventajas, y por servir tanto como un medio potente de racionalizar costes y evitar las duplicaciones, como de potenciar el uso de las nuevas herramientas de trabajo y la comunicación científica.
La BUC adquiere y mantiene una colección extensa de recursos electrónicos de distintos tipos, en colaboración con el Consorcio de las Bibliotecas Públicas de la Comunidad de Madrid y la UNED para la Cooperación Bibliotecaria (Consorcio Madroño).
Adquisición coordinada de recursos electrónicos
El rápido incremento del número de recursos electrónicos disponibles en el mercado y su extensión a los tipos documentales principales (revistas, libros, información bibliográfica, resúmenes, legislación, jurisprudencia, actas de congresos, informes de datos económicos, reproducciones de arte, fotografía, música) hacen necesario un esfuerzo coordinado para identificar, seleccionar y evaluar los productos que mejor se ajusten, en cada momento, a las necesidades reales.
Esta necesaria coordinación se refleja, en la BUC, en el proceso de selección de los recursos que gestiona el Servicio de Gestión de las Colecciones:
La selección de recursos electrónicos por este procedimiento tiene como fin cubrir las necesidades generales y multidisciplinares de la Universidad, así como las correspondientes a los recursos principales en las diferentes áreas de conocimiento. Para ello, las partes implicadas en el mismo se atienen a los siguientes criterios:
Para cada tipo documental, la BUC preferirá ciertas opciones frente a otras, que se pueden resumir de la siguiente manera:
Revistas electrónicas. La BUC apuesta decididamente por la transformación progresiva de las suscripciones de versiones impresas de las revistas en las versiones electrónicas equivalentes con acceso en línea. Siempre que ello sea posible, la BUC adquirirá colecciones completas o paquetes de revistas de los editores más importantes, según el modelo comercial "sólo electrónico", en las mejores condiciones posibles. En todos los casos, la BUC tratará de obtener derechos de archivo de todas las revistas suscritas en formato electrónico.
La BUC, una vez analizadas las solicitudes del personal académico y las diferentes opciones disponibles, optará preferentemente por suscribir títulos y colecciones de editor (con acceso a través de su servidor). Se inclinará por suscribir bases de datos agregadas cuando el contenido en índices y resúmenes sea suficientemente significativo y el texto completo suponga un complemento, más que el foco de interés primario.
Libros electrónicos. Siendo este un campo aún en sus inicios, la biblioteca estudiará cada caso particularmente. No obstante, en general se preferirá adquirir títulos de los que la biblioteca no posee ejemplares impresos. En caso de ofrecerse como alternativa la suscripción y la compra única, se estudiará la proyección de uso futuro y la diferencia de coste, para elegir la mejor opción.
Bases de datos bibliográficas (de índices y resúmenes). Se preferirá el acceso a través de las plataformas más extendidas y con las mejores funcionalidades del mercado, favoreciendo la concentración de bases de datos de una misma área de conocimiento en la misma plataforma. Se preferirá el acceso mayor posible con la mejor ratio de coste por nivel de uso simultáneo. La evaluación anual de las estadísticas de utilización de las bases de datos podrá servir de fundamento para una reconsideración del nivel de uso simultáneo contratado.
Portales científicos y otros tipos de recursos electrónicos. Dada la especificidad de cada caso, toda solicitud se estudiará individualmente.
Adquisición cooperativa de recursos electrónicos
Las publicaciones y la documentación en línea se prestan inmejorablemente a la colaboración entre bibliotecas, por su carácter exento de restricciones espaciales.
La BUC participa en el Consorcio de las Universidades Públicas de Madrid y la UNED para la Cooperación Bibliotecaria (Consorcio Madroño), adquiriendo cooperativamente diversos recursos electrónicos.
La BUC apuesta por este sistema de adquisición, en la medida en que permite la negociación de mejores condiciones comerciales y de acceso para numerosos recursos, frente a la acción individual.
Al mismo tiempo, la BUC promueve a través de REBIUN y otras instancias la adquisición de licencias nacionales de recursos electrónicos y apoya activamente cualquier iniciativa que progrese en el objetivo de formar un "consorcio" nacional para la coordinación de la negociación, la contratación y la financiación de los recursos científicos principales.