La Biblioteca de la UCM tiene gran interés en fomentar el enriquecimiento de sus colecciones a través de donaciones, procedentes tanto de su comunidad universitaria como de personas o instituciones externas a ella, siempre y cuando dichas donaciones se ajusten a los principios contemplados en su política de gestión de las colecciones. Por ello se realizarán acciones encaminadas a la captación de donaciones y a la aceptación de aquéllas ofrecidas por personas individuales o instituciones.
La Biblioteca agradece las donaciones de material bibliográfico y la confianza depositada por los donantes para la custodia y difusión de los documentos.
La donación es la cesión gratuita de un documento o conjunto de documentos y una forma de adquisición gratuita en las bibliotecas. Sin embargo, el proceso técnico de las obras donadas para su puesta a disposición del público implica una serie de costes (personal, presupuesto, espacios) y la integración de estas obras en las bibliotecas puede conducir a un crecimiento descontrolado de la colección, por lo que es necesario establecer unas condiciones para la aceptación de donaciones.
Las donaciones de material bibliográfico se admiten en función de su valor cultural y bibibliográfico, de las necesidades de los usuarios y de las líneas de estudio, docencia e investigación de la UCM, sin ningún tipo de condición por parte de la persona o institución que las efectúe (salvo casos excepcionales que serán evaluados individualmente). Una vez aceptado el material, la BUC se convierte en propietaria del mismo, teniendo potestad para decidir su ubicación, uso y destino final.
La Biblioteca se reserva el derecho a aceptar o rechazar una donación.
La biblioteca no acepta fondos en depósito, salvo aquellos casos excepcionales en que se considere de gran interés para la colección, los usuarios y los fines de la universidad.
Tipos de donaciones
Por su forma de ingreso y cuantía podemos distinguir entre:
Ya se trate de una donación espontánea o formal, se suelen dar dos casos:
Criterios de selección
La mejora y el enriquecimiento de la colección así como la incorporación de documentos importantes ausentes en sus fondos será el principio fundamental de la BUC en la aceptación de una donación. La Biblioteca decidirá sobre la conveniencia de incorporar los ejemplares, teniendo en cuenta, además, los siguientes criterios:
Además de los criterios ya citados, se tendrá en cuenta la utilidad dentro de la colección, el espacio disponible en la Biblioteca, la consideración del valor de la donación y el coste que supone el proceso técnico a realizar.
Procedimiento
Cualquier donante o persona conocedora de una posible donación deberá ponerse en contacto con la Biblioteca, antes de realizarla, en persona o a través de correo postal, electrónico o teléfono (http://www.ucm.es/BUCM/).
Previamente puede comprobar en el catálogo de la Biblioteca (http://cisne.sim.ucm.es/ ) si la misma ya tiene ejemplares de las obras objeto de donación.
En la medida de lo posible, se agradece una breve descripción del contenido de la donación (número de volúmenes, áreas de conocimiento, fechas de publicación, estado de conservación, etc.) así como cualquier instrumento de descripción bibliográfico disponible que pueda existir (catálogos, listados) con el fin de facilitar la tarea de selección y su posible incorporación a la Biblioteca.
La Biblioteca, una vez recabada la información sobre la donación, se pondrá en contacto con la institución o particular que la realiza para comunicar su aceptación o rechazo así como las condiciones del traslado y en su caso, los trámites de cesión (Anexo I).
En caso de que la Biblioteca rechace los ejemplares donados, se comunicará al donante, siempre que sea posible, la no aceptación de la donación, con el agradecimiento de la BUC y la indicación del lugar y plazo para la retirada de dichos ejemplares, si procede.
Las donaciones se aceptan con el acuerdo de que el material donado pasa a ser propiedad legal de la Biblioteca, que puede organizar, mantener y utilizar ese fondo como considere oportuno, reservándose el derecho a determinar su retención, ubicación y tratamiento técnico. Los fondos se integrarán dentro de la colección y estarán disponibles para su uso y préstamo como cualquier otro material salvo condiciones excepcionales establecidas al respecto.
La biblioteca reconocerá las donaciones recibidas mediante una carta de agradecimiento según modelo normalizado BUC (Anexo II)
La competencia de la aceptación de donaciones de ejemplares o habituales corresponde a los Directores de las Bibliotecas de centro. Para ello contarán, en su caso, con el asesoramiento experto de la Comisión de Biblioteca del centro, de los profesores o los Directores de los Departamentos competentes en la materia correspondiente y con el apoyo del Servicio de Gestión de las Colecciones de la BUC.
Cada biblioteca hará un informe de los donativos que recibe (indicando fecha, donante, características y número de obras, etc.) y lo depositará en su archivo administrativo, enviando una copia al Servicio de Gestión de las Colecciones.
Donaciones consideradas de especial relevancia
Se consideran donaciones de especial relevancia aquéllas que destacan por sus características intrínsecas, por el número de obras que las componen o por servir de forma importante a los intereses y necesidades de la BUC. Estas circunstancias requerirán un proceso de gestión específico acorde con las características de la donación.
La competencia de la aceptación formal de las donaciones consideradas de especial relevancia y de la aprobación de las condiciones para aceptarlas corresponde al Consejo de Gobierno de la UCM, previo informe de la Comisión de Biblioteca y, en su caso, de la Junta del Centro al que vaya destinada la donación, según se establece en el Reglamento de la BUC (ART. 87).
Difusión
Además de ser un medio para su conocimiento y difusión, la publicidad de los fondos donados a la BUC, sobre todo los considerados de especial relevancia, se ha de considerar como una forma más de agradecimiento y como un medio de atraer a nuevos donantes que permitan un enriquecimiento y crecimiento continuos de la colección de la biblioteca. Esta publicidad se llevará a cabo en las publicaciones profesionales en cualquier soporte que elabora la Biblioteca así como en el catálogo y la página web de la misma dedicándoles una sección específica.
[1] Libros con hongos, parásitos, humedad, etc.
[2] Cuando el donante entrega el libro en la biblioteca, debe dársele el documento de donación para que lo firme. Respecto a los libros enviados por correo, es muy recomendable la remisión del documento de donación con el fin de que sea suscrito por los donantes de ejemplares a la BUC, para tener constancia escrita de la donación.
[3]Si transcurrido el plazo no las retira, la biblioteca podrá proceder como mejor considere con las obras, aunque es recomendable ofrecerlas a otras bibliotecas, ONG's, etc. En última instancia, se pueden destruir.
[4] Si el donante solicita una certificación sobre el valor de lo donado (Ley 49/2002), ésta sólo podrá ser expedida por el Gerente de la UCM, con el VBº del Rector. El valor aproximado de la obra donada, que figura en el documento de donación, sólo tiene un carácter orientativo.
Anexos
I: Documento de donación (para donaciones de ejemplares aislados o donaciones habituales)