La BUC utilizará un sistema de evaluación de su colección basado, al menos inicialmente, en la metodología "Conspectus". Esta consiste en el diseño, en cada biblioteca de centro, de una tabla de las materias que debe cubrir, indicando el grado de desarrollo de la colección actual y el nivel de intensidad o de alcance de las adquisiciones que se desean realizar de las mismas. Para ello, se utiliza un esquema fijo de niveles de alcance, codificados mediante valores numéricos o alfanuméricos.
Con ello, se trata de obtener un mapa de las colecciones y de las políticas concretas para su desarrollo, haciendo posible medir las fortalezas y debilidades de los fondos existentes e identificando los puntos en los que se deben concentrar los esfuerzos. Al mismo tiempo, se pretende conseguir no sólo la imagen de la colección de una biblioteca concreta y su proyección, sino también un marco completo de las colecciones de la BUC, que permitiría la coordinación de las adquisiciones, racionalizando los costes, eliminando la duplicación innecesaria y aumentando la eficiencia de la gestión y de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria. Al mismo tiempo, posibilitará, en su caso, las actividades cooperativas en materia de adquisiciones.
Los indicadores básicos de niveles de intensidad o alcance (tanto para el punto fuerte de la colección existente, como para la política actual y vigente en el futuro inmediato) son:
- Nivel 0 - Fuera de ámbito. No se adquieren obras de esta materia o área, exceptuando alguna obra de referencia fundamental.
- Nivel 1 - Nivel mínimo. Conjunto muy selectivo y reducido de obras introductorias y de referencia, que permitan orientar hacia otras informaciones existentes.
- Nivel 2 - Nivel básico. Colección actualizada capaz de introducir y definir la materia. Destinada a proporcionar la documentación e información necesarias para el aprendizaje de los programas de estudio de 1er y 2º ciclos y de los grados del EEES. Monografías básicas, manuales de estudio, colecciones de obras de los autores clásicos o más importantes, obras seccionadas de literatura secundaria sobre la materia o los autores clásicos, selección de revistas representativas, herramientas de referencia fundamentales y bibliografía.
- Nivel 3 - Nivel intermedio. Conjunto amplio de trabajos orientados a mantener al día el estado de la cuestión de la materia con un grado de profundidad mayor al básico. Debe permitir la realización de pequeños trabajos de investigación de 2º ciclo y másteres del EEES y preparar proyectos de fin de carrera y tesinas. Incluye monografías especializadas, literatura secundaria amplia, las obras de referencia más importantes, una colección extensa de revistas y bibliografía especializada.
- Nivel 4 - Nivel de investigación. Colección destinada a facilitar la investigación más específica de profesores y doctorandos. Incluye los trabajos más especializados en materias concretas, en función de las investigaciones en curso. Se facilitan materiales en los formatos y lenguas pertinentes.
- Nivel 5 - Nivel intensivo. Describe la intención de adquirir, razonablemente, la mayor parte de la documentación disponible en una materia muy concreta y específicamente definida, en los soportes en los que se encuentre.
Este sistema de evaluación de las colecciones se considera una primera aproximación para lograr una gestión de las colecciones rigurosa y eficiente, que podrá dar paso en el futuro a otros sistemas que puedan adaptarse mejor. En este mismo sentido, podrá no ser necesaria la elaboración de la tabla de materias y niveles de alcance para algunas colecciones, como el fondo antiguo, la colección digital y algunas colecciones especiales, al no ser aplicable en estos casos.
