La responsabilidad de la adquisición de los materiales seleccionados y aprobados será del personal de las bibliotecas de centro encargado por las direcciones de las mismas para tal fin. Además, en cada biblioteca deberá haber al menos una persona responsable designada por la dirección, que ejercerá las funciones de coordinación de las tareas de adquisición y será intermediaria con los Servicios Centrales para cuestiones técnicas.
Este personal se encargará de tramitar pedidos, reclamaciones, suscripciones, renovaciones y cancelaciones con cargo a los presupuestos asignados. Asimismo, llevará a cabo la revisión del material suministrado por los proveedores, la recepción y la facturación en el sistema de gestión bibliotecaria, si bien las facturas deben enviarse, a continuación, firmadas y conformadas por las direcciones de las bibliotecas, a las secciones de asuntos económicos de los centros, para su tramitación económica efectiva, según el modelo de funcionamiento de la UCM. Estas tareas implican, en las bibliotecas, crear registros bibliográficos básicos (para enviar los pedidos) y dar de alta los ejemplares al recibirlos.
Las adquisiciones se tramitarán a través del módulo de adquisiciones del sistema de gestión integrado de la biblioteca, que permite la integración de todos los procesos y datos necesarios para la adquisición, proceso, difusión y evaluación de la colección.
La función del tradicional "libro de registro" se encuentra cubierta por el sistema de gestión en línea, en especial por la conjunción de los registros bibliográfico y de ejemplar (de fondos en el caso de una publicación periódica o recurso continuo). El número asignado por el programa al ejemplar es el número de registro. Por esta razón, se han de dar de alta los registros de ejemplar al recibir los materiales en el sistema.
Todos los años, en el mes de enero, las bibliotecas de centro exportan del sistema y archivan la relación de todas las adquisiciones realizadas en el año anterior en un archivo electrónico. Una copia de este archivo electrónico se envía al Servicio de Gestión de las Colecciones, para su archivo conjunto.