Asimismo, los documentos se clasifican siguiendo el tesauro con las materias que elabora la biblioteca: Tesauro Digital Complutense (clasificación alfabética) y la Clasificación Decimal Universal o CDU (clasificación sistemática).
A todos los materiales se les asigna una ubicación y una signatura que debe ajustarse a los esquemas establecidos para las diferentes colecciones en el programa de gestión documental de la BUC.
La información bibliográfica de los fondos de la colección así como de su disponibilidad y acceso (ubicación y/o acceso electrónico) se proporciona a través del catálogo en línea de la biblioteca y de su página web. Esta información se revisa y actualiza regularmente.
Una vez procesados, los libros se identificarán con las correspondientes signaturas, sellos y tejuelos para integrarlos en sus ubicaciones respectivas.
Periódicamente las bibliotecas realizarán el inventario o recuento de los fondos, utilizando los medios técnicos que proporciona el sistema integrado de gestión de biblioteca. Este inventario se realizara al menos una vez cada dos años en las colecciones de libre acceso y al menos una vez cada cinco años en las colecciones de depósito. De los manuscritos, incunables y obras de fondo antiguo o especial valor patrimonial se realizará recuento anual.