Según el documento Principios para la preservación y conservación de los materiales bibliográficos, de la IFLA:
- La "preservación" comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos.
- La "conservación" comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico.
- La "restauración" comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal técnico responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas.
Los objetivos de la preservación son:
- Preservar el contenido intelectual de la información transfiriendo la misma a otros soportes, si es necesario.
- Preservar los materiales bibliográficos y documentales en su forma física original.
La BUC tiene como una de sus prioridades la conservación de los documentos y de la información en ellos contenida para transmitirlos a los usuarios futuros. Al no ser una biblioteca nacional ni de depósito legal, la BUC no está obligada a conservar absolutamente todo su fondo, sino solamente aquellos documentos que previamente se determine, considerando que hay documentos con un valor, tanto material como informativo, de carácter efímero y que van a ser objeto de expurgo en determinadas condiciones.
Al tratarse de una biblioteca tan antigua y con un volumen tan enorme de fondos, de diferentes épocas, en distintos soportes y con distintos grados de conservación, tampoco es posible aplicar a todos los documentos las mismas medidas de preservación, por lo que habrá que establecer unos objetivos prioritarios de conservación y restauración, en los que se determinen qué documentos van a ser conservados temporalmente y cuáles indefinidamente y establecer las medidas y técnicas que se van a aplicar a cada uno de ellos.
La preservación, que comprende la conservación y la restauración, no debe ser considerada sólo como una actividad técnica sino como una tarea de gestión prioritaria en la biblioteca y a la que se debe destinar el presupuesto necesario e implicar a todo el personal.
Para realizar una buena preservación es absolutamente necesario evaluar previamente el estado de conservación que presentan los fondos y conocer las condiciones físicas en las que se ubican, los sistemas empleados para su instalación, las condiciones habituales de manipulación, etc.
A partir de esta evaluación previa se definirán políticas y planes específicos de actuación sobre los fondos, a nivel general o en las distintas bibliotecas, partiendo de las siguientes directrices generales de preservación para la BUC:
Directrices sobre preservación de los documentos
Los materiales bibliográficos están compuestos fundamentalmente de materia orgánica, por lo que son perecederos, aunque el proceso de deterioro puede frenarse creando unas condiciones favorables de almacenamiento.
- La temperatura y humedad relativa de los depósitos, despachos de trabajo y las salas de lectura debe mantenerse en unos niveles adecuados para favorecer la conservación y perdurabilidad de los materiales bibliográficos, al tiempo que permitan una situación confortable para usuarios y trabajadores. De forma general, aunque haya medidas específicas para determinados materiales y depósitos, la temperatura estará comprendida entre los 16 y los 21º C y la humedad relativa entre el 40 y 60%, evitándose fluctuaciones importantes y frecuentes en las condiciones ambientales que puedan provocar cambios y deterioros en algunos materiales.
- Para facilitar las mejores condiciones climáticas se procurará:
- Asegurar una buena circulación del aire.
- Utilizar deshumidificadores para reducir la humedad cuando y donde sea necesario.
- Utilizar sistemas de aislamiento para reducir el incremento de la temperatura y persianas o estores para evitar la luz solar directa.
- Asegurar un buen mantenimiento de los edificios para evitar la humedad en períodos de lluvias.
- Instalar sistemas de aire acondicionado cuando sea posible.
- Los niveles de luz deben mantenerse tan bajos como sea posible en las zonas de depósito, trabajo, exposición y lectura, dado que todas las longitudes de onda provocan descomposición química de los materiales orgánicos y que el efecto de la luz es acumulativo. Se evitará la luz directa y la exposición de los materiales a la luz solar.
- La polución produce daños en el papel y en los demás materiales orgánicos, por lo que es fundamental aislar los depósitos y salas de la misma, así como instalar filtros de aire en el sistema general de aire acondicionado para evitar la entrada de agentes contaminantes. Hay que asegurar que todas las puertas y ventanas cierran herméticamente para evitar la entrada de polvo y mantener un programa regular y constante de limpieza tanto de los depósitos como de los fondos.
- Los agentes biológicos (microorganismos, roedores, insectos) y químicos (composición del papel, las tintas, encuadernación...) pueden causar graves daños en las colecciones por lo que conviene poner en marcha una serie de medidas preventivas para evitarlo, como mantener condiciones idóneas de humedad y temperatura, facilitar la circulación del aire, revisar periódicamente el fondo, utilizar desinfectantes adecuados, aislar los documentos infectados, etc.
- La instalación y el equipo utilizado para albergar las colecciones deben ser adecuados para alojar los materiales y permitir que se encuentren en una posición correcta y protegidos del polvo, las deformaciones, etc.
- Se asegurará una utilización cuidadosa y adecuada de los fondos, tanto por el personal de la biblioteca como por los usuarios, restringiendo la utilización de los originales más valiosos a quien realmente los necesite y utilizando copias de sustitución para el resto de los usos.
- En el proceso, transporte y almacenamiento de los documentos se emplearán técnicas y materiales que no dañen el soporte físico de los mismos (pegamentos, tejuelos, cajas de almacenamiento...).
- Igualmente se procurará que los sistemas de reproducción (reprografía, fotografía, digitalización) no dañen los materiales bibliográficos.
- El personal de la biblioteca podrá llevar a cabo pequeñas tareas de reparación y conservación del fondo bibliográfico como limpieza de documentos, arreglos de la encuadernación, etc., pero siempre utilizando técnicas y productos adecuados.
- Se determinarán los fondos a encuadernar, en función de su uso, valor, estado de conservación, posibilidad de reposición, etc., siempre teniendo en cuenta las directrices sobre conservación de encuadernaciones originales o valiosas.
- La restauración de documentos se llevará a cabo por o bajo la dirección técnica de los restauradores de la BUC.
- Para documentos de especial valor por su antigüedad, fragilidad, etc., se realizarán copias de sustitución que permitan a los usuarios el acceso a la información sin utilizar los originales. Estas copias también podrán realizarse en caso de documentos de los que no haya que conservar el soporte físico o éste haya quedado obsoleto, impidiendo la lectura del contenido.
- Tanto el personal de la biblioteca como los usuarios son los principales agentes para la preservación de las colecciones bibliográficas por lo que es imprescindible concienciar y formar al personal para esta tarea así como realizar campañas de difusión entre los usuarios para que sean conscientes de la fragilidad de los materiales y de la necesidad de hacer un buen uso de los mismos.
Seguridad de las colecciones. Plan de actuación en caso de siniestro
El fuego, el agua, los desastres naturales, etc., son causa del deterioro y, a veces, de la desaparición de los fondos de las bibliotecas. Es imprescindible tomar una serie de medidas preventivas, que eviten los siniestros o disminuyan su riesgo, como mantenimiento de instalaciones, revisión de conducciones de agua, cierre de ventanas, tejados, etc. y de medidas de protección, que no evitan los desastres pero disminuyen su impacto, como cumplir las normas y legislación contra incendios, utilizar materiales ignífugos en la construcción, compartimentar los depósitos, instalar sistemas de detección, alarma y extinción del fuego, tener planos actualizados de la biblioteca, etc.
La BUC se dotará de la infraestructura y los medios necesarios para hacer frente a un siniestro grave.
El plan de actuación en caso de siniestro y las medidas que se tomen en este sentido, estarán dentro de los planes generales de actuación de la Universidad en materia de seguridad y se decidirán con los responsables de estas materias.
Las bibliotecas participarán y estarán integradas en las medidas generales de seguridad y en los planes de emergencia de sus respectivos centros, colaborando con los responsables de los mismos en todo lo relativo a la seguridad de las personas y fondos en ellas alojados.
La BUC redactará un manual de seguridad con toda la información, normas, instrucciones y medidas al respecto.
La BUC desarrollará políticas o planes de actuación en materia de preservación, generales para toda la BUC o específicos para la actuación sobre determinadas colecciones y que desarrollarán los principios contenidos en esta política general.
Preservación en el ámbito de las colecciones digitales
Definición. La Biblioteca Complutense mantendrá una política de preservación de recursos digitales, constituida por el conjunto de actividades e intervenciones requeridas para garantizar, a largo plazo, la accesibilidad y legibilidad de los objetos o documentos digitales fidedignos que la Universidad requiere para sus fines de aprendizaje, docencia, investigación y demás actividades relacionadas con sus objetivos institucionales. Además, asegurará, en la medida de sus posibilidades, su uso por parte de otros estudiosos e investigadores nacionales e internacionales.
La política de preservación de los contenidos digitales será revisada periódicamente para garantizar su actualización y se concretará en unas Normas de Preservación Digital de la Biblioteca Complutense, que estarán alineadas con las mejores prácticas nacionales e internacionales en este área.
Ámbito de la preservación digital. Los documentos en soporte digital que la Biblioteca preservará incluirán:
- Patrimonio Bibliográfico de la UCM.
- Tesis doctorales leídas en la UCM.
- Revistas científicas de la UCM.
- Documentos digitales que formen parte de repositorios institucionales de la UCM: imágenes, presentaciones, videos, documentos multimedia, bases de datos...
- Registros digitales: registros bibliográficos...
- Otros documentos digitales de interés para la Universidad.
