A partir de ahora las cargas, los carnets y el mantenimiento de los registros van a tener importantes novedades.
"NIU"
La Universidad quiere asignar a todos los miembros de la comunidad universitaria un "número de identificación único" (NIU) que facilite la prestación de todos los servicios. Ese NIU pasará a ser progresivamente el número del código de barras de las tarjetas "chip" que usamos en la Biblioteca.
De momento sólo se les dará tarjeta "chip" con el NIU a los nuevos estudiantes de la Universidad y a aquéllos que pierdan su tarjeta antigua. Por ello, las tarjetas "chip" de nuestros usuarios podrán tener los códigos de barras nuevos y los tradicionales.
Además -y como ocurre desde siempre- no todos los estudiantes de la Universidad reciben la tarjeta "chip". Siguen quedando fuera las matrículas especiales (como los estudiantes de "Erasmus", los de centros adscritos, másteres y "títulos propios", universidad de mayores, etc.) además de otros grupos que no constan en las Secretarías: antiguos alumnos, consorcio Madroño, etc.
Por ahora tampoco los profesores ni el PAS recibirán la tarjeta "chip" con el NIU, aunque sí en el futuro. En cambio, en este curso ya empezarán a tener tarjeta "chip" los nuevos alumnos de doctorado.
El formato del NIU es de once dígitos empezando por tres ceros en el caso de los estudiantes y por tres nueves para el personal.
El NIU es un Número de Identificación Unico cuyos dos últimos dígitos son un contador. Lo cual quiere decir que cada vez que a un alumno se le emita una tarjeta nueva (por pérdida, cambio de entidad financiera, etc) se incrementa el contador en uno. Por ejemplo: Si un usuario pierde su tarjeta con el código de barras 00035543201, se le generará otra con el siguiente código de barras 00035543202.
Los estudiantes cuyo NIU termina en 00 corresponden a:
Estudiantes que no han solicitado que se les haga tarjeta "chip". A estos estudiantes se les crea un registro de usuario con la carga pero, al no tener tarjeta "chip", el NIU nunca se convierte en un código de barras real. En este caso no se les debe hacer una tarjeta manual sino preguntarles si solicitaron la tarjeta de la Universidad al matricularse y, en caso de que no, decirles que deben hacerlo pues esa tarjeta es también la de la Biblioteca. Mientras tanto se tendrán que identificar con el DNI.
O bien a estudiantes que han solicitado la tarjeta "chip" pero todavía no se ha iniciado la gestión de su tarjeta.
Actualmente hay registros de estudiantes que tienen dos NIUs, uno acabado en 00 y otro acabado en 01. Este último es el que va a figurar como código de barras en sus tarjetas chip. Esta duplicidad se mantendrá durante un tiempo. Hasta que las cargas de usuarios se realicen con total fiabilidad, en los registros de usuario se añadirán los códigos de barras que vengan de carga a los existentes. Despues se sustituirán todos los códigos de barras por el que venga de carga, que será en definitiva el que aparezca en la tarjeta de chip.
USUARIOS CON VARIOS "PERFILES"
Entendemos por "perfiles" los distintos tipos de relación que una persona puede tener con la Universidad: por ejemplo, como profesor, como estudiante o como PAS. La Universidad va a asignar un NIU (y en consecuencia, una tarjeta "chip") por cada perfil, de modo que un usuario que sea a la vez PAS y estudiante recibirá dos tarjetas con dos NIUs diferentes. En la base de la Biblioteca tendrá dos registros cada uno vinculado a una tarjeta y con categorías diferentes.
Si un estudiante se matricula dos veces la Universidad no le asignará dos NIUs, pues se trata de un mismo "perfil". Pero en las cargas sus datos vendrán con la categoría de usuario '009' para diferenciarlos de los estudiantes con una sola matrícula.
CARGAS
La Biblioteca se propone hacer cargas de datos procedentes de las matrículas con una periodicidad diaria. Esto no significa, sin embargo, que el reflejo de las matriculaciones en nuestro sistema sea inmediato porque antes tienen que pasar por todos los trámites de las Secretarías, el Servicio de Alumnos y el Gestor de la tarjeta "chip".
En las cargas tendrán absoluta prioridad los datos procedentes del Servicio de Alumnos frente a los que consten previamente en nuestros registros. En consecuencia no servirá de nada que hagamos correcciones en la base si éstas entran en contradicción con lo que consta en el S. de Alumnos. Por ello, cualquier modificación de los datos que procedan de las cargas deberán solicitarla los estudiantes en la Secretaría de su centro. (Lógicamente, en los casos de usuarios cuyos datos no vienen por carga las modificaciones las haremos a mano en sus registros de la biblioteca).
El cruce de los datos nuevos con los registros preexistentes en nuestra base se hace por coincidencia en el DNI, de ahí que sea fundamental que coincidan los DNIs de nuestro sistema con los que tienen en el S. de Alumnos. Fue por eso por lo que hicimos una actualización masiva en el mes de agosto en la que añadimos las letras finales a los DNIs.
CREACIÓN MANUAL DE REGISTROS
Como queda apuntado en los párrafos anteriores, las bibliotecas tendremos que seguir creando registros manualmente y, en varios casos, haciéndoles tarjetas a los usuarios.
- Registro manual y tarjeta de la Biblioteca (no "chip") para:
Estudiantes que no hacen matrícula convencional (Erasmus, centros adscritos, etc.), PAS, profesores, visitantes, antiguos alumnos, másteres y "titulos propios", universidad de mayores, miembros de colegios profesionales con convenios con la UCM, etc. - Registro manual SIN tarjeta y SIN código de barras de la Biblioteca para:
Estudiantes nuevos que ya se han matriculado y están a la espera de recibir la tarjeta "chip"pero cuyos datos no nos han llegado todavía por carga. El objetivo es que puedan usar la Bibliotecalo antes posible identificándose con el DNI. El registro manual recogerá los datos imprescindibles, como nombre, dirección, teléfono, categoría de usuario, biblioteca, DNI y no contendrá ningún código de barras.
Este registro se actualizará después automáticamente con los datos procedentes del S. de Alumnos, por eso resulta especialmente importante que el DNI (o nº de pasaporte) que pongamos en su registro sea el que figura en su impreso de matrícula (con todas las letras y números y sin espacios, puntos ni guiones).
PÉRDIDA DE TARJETA "CHIP"
Cuando un usuario pierda su tarjeta "chip" (sea con NIU o con el cod. de barras tradicional) tendrá que solicitar una nueva en la Secretaría de su centro. Nosotros no tenemos que asignar ya ningún código de barras nuevo a los usuarios que pierdan su tarjeta "chip", aunque sí anularemos el código de barras por pérdida como veníamos haciendo hasta ahora para evitar su uso indebido. El usuario se identificará por DNI hasta que reciba la nueva tarjeta.
Si el usuario fuera de los que no tienen tarjeta "chip" se la sustituiremos por otra nuestra como hasta ahora.
CALENDARIO DE CARGAS
Está previsto que las cargas se empiecen a hacer en la primera semana de octubre, a expensas de que nos los proporcionen los servicios implicados. En poco tiempo -y tras un periodo de rodaje- se alcanzará la frecuencia de carga diaria.
ESTUDIANTES DE DOCTORADO
Los nuevos alumnos de doctorado empezarán a recibir también ellos la tarjeta "chip" en este curso 2007-2008.
NOTIFICACIÓN DE INCIDENCIAS
La mayoría de las incidencias producidas por incorrección en los datos de los usuarios se resolverán notificándoselas a ellos mismos para que las hagan corregir en la Secretaría correspondiente. Si no se tratara de datos de carga, o si no se solucionara por la vía anterior, o en el caso de registros duplicados, comunicadlo al Equipo de Automatización por e-mail o por teléfono.
